Personregister
Alla personer som skall tidregistrera i PAS måste finnas upplagda i PAS personregister. För enbart tidregistrering behöver bara ett fåtal uppgifter anges. Se mer under Lägga upp person/anställd.
När en person skall börja tidregistrera i PAS, lägger du alltså in nödvändiga uppgifter i personregistret.
Vid nyuppläggning av en person kontrollerar systemet att anställningsnumret inte redan används av någon annan. Det är därför ingen risk att du oavsiktligt råkar skriva över en redan upplagd person. Även i några andra fält kontrolleras att uppgifterna är korrekta.
Behörighetssystemet medger avgränsningar på olika nivåer. Systemet kan sättas upp så att endast vissa användare har åtkomst till känsliga uppgifter. Övriga användare, med undantag för systemadministratören och särskilt behöriga, kan då varken se eller komma åt dessa uppgifter. Vill man att endast några få särskilt utsedda personer ska ha tillgång till t ex personregistret kan detta enkelt sättas upp.
Om en person som inte hör till företagets personal skall tidregistrera i PAS, måste kompletterande åtgärder vidtas. I fliken Anställning tar man då bort förbockningen av fältet Egen personal. Vid en eventuell överföring av löne- eller persontransar till ett lönesystem, bearbetas ej dessa personer, och i viss statistikutskrift kan man ange att dessa ej ska bearbetas.
När en anställd slutar sin anställning, skall ett slutdatum läggas in i personregistret. Det kan du göra så snart det är känt. Personen får däremot inte tas bort ur personregistret förrän efter nästa årsrutin, i regel efter årsskiftet, då alla uppgifter behandlats färdigt i lönesystemet. Borttagningen bör göras samtidigt ur PAS och lönesystemets register. På så sätt finns all personal samtidigt i både lönesystemets och PAS personregister. En borttagning ur personregistren måste av säkerhetsskäl göras manuellt.
Om en tidigare anställd återanställs, utför man detta: Lägg in personens nya anställningsdatum. Det tidigare anst.datumet får sparas i notering eller annat system. Ta bort slutdatumet (eller lägg in ett nytt, kommande, om det är känt). Lägg in årsschema vid behov. Kontrollera att fältet Tidregistrerar är förbockat, om personen ska tidregistrera.
Notera att systemet räknar antal licenser. Detta visas i rutan Licensöversikt, både det antal licenser man köpt, och hur många som används. Det är samtida aktiva personer i systemet som räknas, d v s att man markerats att man tidregistrerar, och att man inte har slutat. Även personer med framtida anst.datum räknas. Personer som inaktiverats räknas ej, då de ju slutat. Hör av er till PAS AB om antalet behöver utökas.
Närliggande information:
– Lägga upp person/anställd
– Fältförklaringar Personregisterfält
