Frånvaroanmälan
Allmänt
För att kunna hantera inkommande frånvaroanmälningar finns möjlighet att direkt lägga in en frånvarokod i systemet.
Öppna dialogrutan Frånvaroanmälan genom att välja Närvaro/Frånvaro > Frånvaroanmälan i huvudmenyn.
Här registreras frånvaro för innevarande dag (dag behöver ej anges). Det finns två fördelar med att använda denna rutin, mot att registrera in koden i efterhand i attestprogrammet. Dels det att kod som registreras här, visas i Närvarotablån. Det medför ju att det syns för andra att personen är rapporterar frånvarande. Den andra fördelen är att koden kopieras vidare till kommande dagar, om personen fortsätter att vara frånvarande. Man behöver alltså bara lägga in koden här, och det går sen snabbt att attestera. Dessutom blir koden då kopierad till lediga dagar, om det gäller sjukdom och koden är uppsatt för det (annars lätt att missa i attesten).
I rutan Urval finns tre separata sökfält som är ordnade efter prioritet. Anställningsnummer är i sammanhanget entydigt och bör därför användas i första hand. Skriv därför aktuellt nummer i fältet Anst.nr. Nu visas personens anställningsnummer och namn i rutan Person.
Sökningen börjar i själva verket redan när den första siffran skrivits in. Skrivs exempelvis siffran 5 visas direkt samtliga personer vars anställningsnummer börjar med denna siffra. Läggs ytterligare en siffra till, t ex 52, visas på motsvarande sätt alla personer som börjar på 52. I varje led är det möjligt att att identifiera rätt person. Markera personen (om fler samtidigt finns i rutan) och klicka därefter på nedpilen i rutan Frånvarokod och markera aktuell kod. Det går också bra att skriva in kodnumret i fältet direkt.
Spara genom att klicka på knappen Utför frånvaroanmälan.
Om uppgiftslämnaren t ex är ett ombud som inte känner till anställningsnumret kan efternamnet användas som sökbegrepp. I rutan Person visas då alla med det aktuella efternamnet. Välj därefter person genom att markera det aktuella namnet.
På motsvarande sätt kan i sista hand enbart förnamn användas som sökbegrepp.
Sökningar på namn fungerar på samma sätt som för anställningsnummer. Den först inmatade bokstaven visar således direkt alla personer vars namn börjar på den bokstaven, o s v. Det går bra att använda enbart små bokstäver.
Skulle fel kod ha valts och sparats, rättas felet enkelt genom att upprepa proceduren och välja en annan kod. När den nya sparas skrivs den föregående koden över.
Om fel person valts och en kod hunnit registreras, rättas felet genom att istället välja koden ’00 – <Ingen kod>’, och sen upprepa inmatningen med rätt personangivelse.
Observera: Möjligheten att på detta sätt registrera en frånvarokod skall bara användas för hela frånvarodagar. Skulle en frånvaroregistrerad person komma sent till sin arbetsplats, tar de ordinarie rutinerna över. Det innebär att frånvaroregistreringen inte längre gäller och att aktuell person själv får göra nödvändiga inmatningar på vanligt sätt.
