Planerad frånvaro

Allmänt

Detta avser samma funktion som finns i Rapportsystemet, och som används då man vill lägga in frånvarokod för en eller flera kommande dagar. Planering av frånvaro för sig själv, görs lämpligen i Rapportsystemet, men detta är en tillvalsfunktion för att planera frånvaro åt andra personer. Här kan arbetsledare m fl planera in frånvaro för den personal man är behörig till.

Programmet syns bara om funktionen är köpt.

Eventuell utskrift av planerad frånvaro, får göras med rapporten Planerad frånvaro.

Anm: Om personen är frånvarande dag/dagar efter planerad frånvaro, kopieras den angivna koden vidare till dessa dagar fram tills personen återkommer i tjänst. Om personen har en annan frånvaro före den planerade frånvaron, och att denna skall fortsätta efteråt, kan den första koden planeras in för dagen efter perioden som angivits.

Man kan skriva kommentar till planeringen. Denna visas då i attesten, på samma sätt som kommentar skrivna i Rapportsystemet.

Urval

Välj först person, genom att markera Organisationsenhet, och då markera önskad org.enhet, eller Alla. Välj vid behov Anställningsform. Personerna som matchar urvalet, visas i rutan Person. Man kan även klicka på Sök person(er), och skriva söksträng på sedvanligt sätt.

När rätt person är vald, klicka på fliken Planera, och planering kan utföras.

Planering

Man kan välja mellan Nästa dag, Enskild dag och Period när man ska planera frånvaro:

Nästa dag används då man vill ange frv.kod för nästkommande arbetsdag för personen. Om det är en eller flera arbetsfria dagar som följer innevarande dag, läggs koden alltså in på dagen efter dessa dagar. Sedan kopieras koden vid behov vidare framåt, tills personen återkommer i tjänst. Gör så här:

· Markera Nästa dag (förvald).

· Lägg in semesterkoden.

· Skriv kommentar, om så önskas.

· Klicka på Spara i knappraden.

Enskild dag väljer man om man vill planera en frånvarodag, som inte är nästa dag. Man kanske vet att man ska ha semester en viss dag nästa vecka (bara en dag). Då kan man göra så här:

· Markera Enskild dag.

· Ange datumet för den aktuella dagen i fältet som visas, antingen genom att skriva datumet, eller smidigare genom att klicka på nedåtpilen och välja rätt dag i kalendern som visas.

· Lägg in semesterkoden.

· Skriv kommentar, om så önskas.

· Klicka på Spara i knappraden.

Period används om man ska vara borta flera dagar i rad, t ex en hel semestervecka. Gör så här:

· Markera Period.

· Ange datumen för den första och den sista dagen i perioden, i fälten som visas.

· Lägg in semesterkoden.

· Skriv kommentar, om så önskas.

· Klicka på Spara i knappraden.

Frånvarokoden läggs sen bara in för arbetsdagar, inte på lediga dagar.

Man kan planera flera frånvarotillfällen, vid behov.

Man kan byta till föregående eller nästa person enligt urvalet, med knapparna Föregående person och Nästa person.

Översikt

Om man vill kontrollera vad som planerats, klicka på fliken Översikt, och utförda planeringar visas.

Det visas en liten ikon först på raden, beroende på vilken typ av planering som gjorts: En pil betyder Nästa dag. En kalender med en ‘prick’ betyder Enskild dag. En kalender med flera ‘prickar’ betyder Period. Dessutom visas veckodagen i datumfälten.

Här visas inte äldre planerad frånvaro, som redan blivit utförd.

Om en planering ångras, markera den och klicka på Radera markerad planering.

Om en planering blivit fel, markera den och klicka på Ändra markerad planering. Man kan då ändra datum och/eller frv.kod.

Närliggande information:

– Utskrift av planerad frånvaro