Resor

Allmänt

Detta är en tillvalsmodul som används för att registrera resor. Detta kan då helt eller delvis ersätta eventuella reseblanketter. Dels kan personalen registrera resor via rapportsystemet, dels finns detta program i PAS Administration för att underhålla resor, och få underlag till lön.

Man når funktionen i menyn genom att öppna Tidadministration, Resor. Om den inte finns tillgänglig där, kontakta PAS AB för att få prisuppgift.

Urval

Dessa fält används för att hitta en viss person. Antingen för att registrera ny resa, eller för att visa registrerade resor för denna person. Om man bara vill se alla registrerade eller tidigare resor, behöver inget urval göras.

För att hitta rätt person, gör Urval enligt följande.

I rutan Urvalstyp, markerar du i vilken ordning anställda skall visas i rutan Person. Är Organisationsenhet markerad ser man anställda kopplade till respektive organisationenhet genom att markera önskad organisationsenhet. Är Alla markerad, listas alla anställda i Person.

Du kan söka efter personer direkt genom att i rutan Urvalstyp klicka på knappen Sök person. Då visas dialogrutan Sök, där du valfritt kan söka på anställningsnummer, förnamn eller efternamn. Markera först något av dessa alternativ och skriv sedan i rutan Söksträng t ex anställningsnummer om du valt detta. Klicka därefter på knappen OK och den sökta personen visas.

Sökningen kan i själva verket börja redan när den första siffran eller bokstaven skrivits in. Skriver du exempelvis siffran 5 visas direkt samtliga personer vars anställningsnummer börjar med denna siffra när du klickar på OK. Lägger du till ytterligare en siffra , t ex 52, visas på motsvarande sätt alla personer som börjar på 52. I varje led är det därför möjligt att identifiera rätt person.

I rutan Anställningsform anger du om urvalet bara skall avse en viss anställningsform, t ex kollektivanställda.

Vartefter dessa val görs, uppdateras listan med tillgängliga personer i rutan Person.

Se eller ändra på rapporterade resor

Nedtill i rutan Registrerade, nya resor visas alla inmatade resor som inte är markerade som överförda till lön. För varje resa visas längst till höger under Klar ett ‘J’ om den är färdigrapporterad (se nedan), annars ett ‘N’.

Initialt visas registrerade nya resor för alla personer. Man kan i rutan Urval välja att den i stället endast visar resor för den person som är markerad upptill i rutan Person.

Man kan även ändra listan till att visa tidigare resor, som är markerade som överförda till lön, genom att klicka på Visa tidigare resor. Knappen ändrar då namn till Visa nya resor samtidigt som tidigare resor visas. För att återgå till att visa nya resor, klicka på knappen igen.

För att se och/eller ändra en registrerad resa, dubbelklicka på den, eller markera den och och klicka på Visa/ändra. Resan visas, och eventuella ändringar kan göras, utom om fältet Resan överförd till lön är förbockad (se nedan). Notera att om resan gäller för flera dagar kan man bläddra mellan respektive dags uppgifter i rutan för Dag för dag genom att använda knapparna Föreg dag och Nästa dag.

Ta bort resa

För att helt ta bort en resa, markera önskad resa, klicka på Ta bort resa och svara Ja på kontrollfrågan.

Ny resa

Vanligtvis registrerar respektive anställd sina egna resor i rapportsystemet, men möjligheten finns även att som administratör mata in en ny resa för en anställd.

Leta fram och markera aktuell person i urvalet, på ovan beskrivna sätt. Klicka på knappen Ny resa för markerad person, och dialogrutan Resa visas.

Notera att nedan beskrivs alla fält och inställningar. Vissa fält som inte är aktuella kan dock döljas, vilket görs i fliken Inställningar. Läs mer nedan.

Börja nu med att kontrollera att rätt person var markerad. Anst.nr och namn visas upptill.

Ange sedan period för hela resan, genom att välja fr o m- och t o m datum under Period. Skriv datumen manuellt, eller klicka på knappen bredvid respektive fält och bläddra fram önskade dagar i kalendern.

Ange klockslag för start och slut på hela resan. Detta behövs t ex för att kunna avgöra om traktamente skall betalas ut, och omfattningen därav.

I förekommande fall skall antal mil med egen bil eller tjänstebil anges i avsett fält under Bilresa. Milen kan anges med en decimal, och med tre siffror, t ex 25 mil skrivs 025,0.

Ange målet för resan i fältet Resmål, och relevant annan information kan skrivas in i fälten för Anm.

Om det är en utlandsresa skall rutan för Utlandsresa bockas i, och man ska då välja ett av redan upplagda länder i avsett fält genom att klicka på pilen till höger om fältet Utlandsresa och välja rätt land. Om aktuellt land saknas i listan, kan det läggas till i fliken Länder. Läs mer nedan.

Längst upp till höger återfinns en ruta för att ange om resan är färdigrapporterad, dvs den är klar för att lönebehandlas. När detta fält bockats för, visas ett ‘J’ för resan under Klar i listan med resor i urvalsfliken.

När resan är inregistrerad i lön, d v s avslutad, bockar man här för fältet Resan överförd till lön. Då låses resan för ändringar, och i urvalsfliken visas resan i listan med tidigare resor i st f nya resor. Detta fält visas inte i rapportsystemet, utan underhålls här i administrationsprogrammet. Anm: Vill man göra en ändring på en resa som är överförd till lön, måste man först avmarkera Resan överförd till lön. Efter ändring, bockar man för fältet igen.

Nu skall resan sparas, och detta görs genom att klicka på knappen Verkställ. I samband med verkställning utförs vissa kontroller, t ex att inte angiven resa överlappar tidigare angiven resa på samma anställd. Om så är fallet visas varning och man får kontrollera datum och tider.

När resan sparats visas lite fler fält.

I Egna utlägg finns det möjlighet att mata in diverse egna utlägg personen gjort under resan. Klicka på Lägg till och ny dialogruta visas där man kan ange kronor som lagts ut, och anmärkning. Posten visas sen i Egna utlägg.

Dessa poster kan sedan ändras genom att antingen dubbelklicka på aktuell post, eller markera densamma och sedan klicka på Ändra.

En post kan också tas bort genom att man markerar aktuell post och sedan klickar på Ta bort.

I rutan Dag för dag anges uppgifter som är relaterade till respektive dag under resan. Man kan se vilken dag det rör sig om via datumet som visas.

Ange eventuella restider som gäller för aktuell dag, i rutan Restid. Med Restid avses tid för själva resan, som ligger utanför schemalagd tid, och inte under arbetad tid (övertid). Anm: Restid under schemalagd tid rapporteras med frånvarokod för resa, på närvarokortet. Övertid under resa registreras också på närvarokortet, med aktuell övertidskod.

Ange om restiden skall utbetalas i pengar eller sparas i saldot. Möjligheten att spara restid i saldo förutsätter att man kör löneberedningar i PAS. Tiden läggs antingen i komp.tidssaldot, eller saldot Inarbetad tid, vilket sätts upp vid aktivering. Saldot uppdateras vid stängning av respektive löneperiod.

I rutan Avdrag för måltider skall relevant måltid bockas i om inget traktamente skall utgå för den måltiden, vanligtvis för hotellfrukost, eller att man blivit bjuden på lunch/middag. Bocka alltså vid behov för måltid som resans tider den aktuella dagen skulle ge traktamente, men för vilken traktamentet inte ska utgå. OBS: Detta underhålls för varje dag under resan.

Om egen logi ordnats, skall detta anges genom att bocka i Ordnade egen logi.

Har resan varat över flera dagar kan man nu byta till nästa dag och fylla i alla uppgifter enligt ovan beskrivna mönster. Bläddra mellan resans dagar med knapparna Nästa dag och Föreg dag.

Spara sen resan igen med OK eller Verkställ. Kontroller sker, t ex att angivna restider inte går utanför själva resans tidsangivelser.

Fliken Länder

I fliken Länder lägger man upp de länder som skall vara möjliga att välja vid utlandsresa. Klicka på Lägg till för att lägga till nytt land. Ange landskod (t ex FIN) och landet (t ex Finland), klicka på OK och landet (Finland) finns med som land att ange för en utlandsresa.

För att ändra på befinligt värde, dubbelklicka på aktuellt land eller markera landet och klicka på Ändra. Gör ändringar och klicka på OK.

För att ta bort land, markera aktuellt land, klicka på Ta bort och svara Ja på kontrollfrågan.

Fliken Inställningar

Här kan man ställa in vilka fält som skall visas i respektive del av Resor. Syftet är att kunna dölja funktioner som inte är aktuella. Om t ex ingen har utlandsresor, avmarkerar man fältet Utlandsresor, och de fälten och fliken Länder döljs. Blir det senare aktuellt med utlandsresor, markerar man Utlandsresor igen här.

Man kan göra dessa inställningar dels för administrationsprogrammet (detta program), dels för rapportsystemet. Vanligen ställs dessa in likadant. Anm: Flikarna Länder och Inställningar, rutan Urval och fältet Resan överförd till lön, visas inte i rapportsystemet.