Rättning/Ändring av stämplade tider
Allmänt
Varje natt kontrollerar systemet i den s k nattkörningen, att ingen glömt att göra en in- eller utstämpling. Då det händer, rapporteras det på listan Missade stämplingar, även kallad Fellistan. Undantag är om det åtgärdats av respektive anställd genom manuell stämpling redan samma dag. Är det t ex den sista utstämplingen för dagen, som inte blivit gjord, kan den registreras vid nästa instämpling.
Alla fel på fellistan, som den anställde inte själv rättar, måste rättas i administrationsprogrammet. Det görs lämpligen i dialogrutan Rättning/ändring av stämplade tider under Program, Tidadministration, Rättning/ändring i huvudmenyn. Det kan även göras i attestprogrammet, där en orättad dag automatiskt visas i en dialogruta, och man får välja om man vill överföra och sen rätta, eller ej.
Urval
I den här fliken väljer du först om systemet ska leta efter felaktiga poster, eller om en enskild person skall visas för ändring direkt.
I det första fallet markerar du Felaktiga poster (standardvärde) i rutan Urval och väljer därefter sorteringsordning i rutan Sortering. Du kan välja mellan att visa posterna per organisationsenhet eller efter anställningsnummer. Markera önskat alternativ. Klicka på fliken eller knappen Rättning och systemet visar den första felaktiga posten.
Vill du rätta någon eller några få enskilda personers närvarokort markerar du Enskild post i rutan Urval. Därefter väljer du organisationsenhet, i listrutan med samma namn, genom att markera aktuellt alternativ. I listrutan Person markerar du önskad person och anger slutligen aktuell dag i rutan Period.
Klicka därefter på fliken eller knappen Rättning för att visa den valda posten.
Rättning
Du befinner dig i fliken Rättning där den första valda posten nu visas. I rutan Identitet framgår bl a personuppgift och datum.
I rutan Stämplade tider visas de ursprungliga, stämplade, tiderna och koderna. Dessa kan inte ändras, utan finns alltid sparade om man i ett senare skede vill kontrollera vad som verkligen stämplats. Det kan vara bra för alla parter att ha tillgång till detta om t ex en tvist trots allt skulle uppstå om attesterade tider.
I rutan Rättade tider visas de tider som du sedan kan justera och senare attestera. Den rutan är tom så länge en stämpling saknas. Det är alltså här du gör den egentliga rättningen.
När en rättning skall göras, har du några val. Oftast vill man behålla det som stämplats, och komplettera med det som saknas. I det fallet klickar du på knappen Överför>>, varvid alla stämplade tider och koder kopieras över till Rättade tider där nu rättningen kan ske. Skulle det som stämplats inte anses värt att kopiera över, fyller du istället i alla eventuella tider och koder direkt i Rättade tider, och klickar sedan på Spara. Det kan även hända att man vill godkänna det som står under Rättade tider som det är, vare sig det är tomt (t ex vid felaktig stämpling på person som har ledig dag), eller då det visas tider (som då nog felaktigt angivits i Attesten). Klicka då på Rätta, för att godkänna och sätta markering att det rättats.
Du kan skriva in koder direkt i aktuella rutor, genom att först dubbelklicka i tidsrutan som hör samman med de två kodrutorna till höger och därefter med Tab flytta till aktuell ruta och skriva kodsiffran. Alternativt flyttar du muspekaren till den aktuella rutan som då visar en nedpil. Klicka på denna och välj önskad kod genom att markera den.
Klicka på Spara för att spara rättningarna. Om du valt att visa felaktiga poster visas nu nästa felaktiga post på skärmen tills alla är rättade. Alternativt kan du flytta dig genom materialet genom att klicka på någon av knapparna Föregående eller Nästa.
Du kan alltid ångra en överföring eller en ändring genom att klicka på knappen Ångra. Detta måste du i så fall göra innan du klickar på Spara. Har du hunnit spara ändringen måste en ny ändring göras.
Närliggande information:
– Attestering av närvarokor
