Statistik/Analys av närvaro/frånvaro

Allmänt

I PAS kan man söka ut data ur tidadministrationen för närmare analys. Ibland behöver kanske resultatet bearbetas vidare, och därför finns också möjligheter att exportera detta till ett kalkylark i MS Excel. Förutsättningen är då att MS Excel finns installerat på klienten.

Alla utsökningar (parameterinställningar) kan sparas för upprepat bruk. Läs mer om detta nedan. På så sätt kan egna uppföljningar lätt göras periodiskt, och egen statistik skapas, om så önskas. (För varje ny sådan periodisk uppföljning behöver då endast periodangivelsen ändras.)

Denna modul hittar du under Närvaro/Frånvaro > Statistik/Analys.

Fliken Utsökningsparametrar

I fliken Utsökningsparametrar anger man förutsättningarna för varje utsökning.

När programmet startas, visas de inställningar som användes senast. Om dessa inte är tillämpliga nu, klicka på knappen Ny utsökning för att få upp utgångsläget (tömma), eller knappen Tidigare utsökningar för att välja en tidigare sparad utsökning.

Börja med att i rutan Tidspann ange den period som utsökningen skall omfatta. Listrutorna innehåller en kalender som visas om du klickar på respektive nedåtpil. Bläddra fram önskat startdatum genom att klicka på aktuella pilar och datum. Gör detsamma för slutdatum. Det går också bra att skriva in datum direkt i rutorna, eller m h a upp- och nedpilar ändra respektive siffra, om så önskas.

Ange därefter de utsökningsbegrepp som är intressanta. I utgångsläget visas endast en listruta under Utsökningsbegrepp. Klicka på nedåtpilen och välj den första parametern. Läs mer om dessa parametrar under Utsökningsbegrepp – Närvaro/frånvaro.

När detta val är gjort, visas en listruta under Värde(n). Genom att här ange värden, avgränsar man utsökningen. Notera: Genomgående för denna kolumn gäller, att om inget värde anges, betyder det att alla värden tas med för det utsökningsbegreppet.

Om endast ett eller flera värden önskas, klicka på knappen Värden som visas omedelbart till höger om listrutan. Ett fönster med tillgängliga värden visas. Här kan man göra s k smarta markeringsval. Markeringar sker enligt normal windowsstandard: Håll Ctrl intryckt och klicka på önskade alternativ för att göra enskilda markeringar. Om intervall önskas, håll Shift intryckt, klicka på första värdet i intervallet, fortsätt hålla Shift intryckt, och klicka på sista värdet i intervallet.

Om både intervall och enstaka skall väljas, börja med intervallet. Håll sen Ctrl intryckt, och komplettera med de enstaka.

Om däremot t ex alla värden utom tre skall markeras, markera först bara dessa tre, och klicka sen på Invertera. Då vänds markeringarna, så att alla utom dessa tre blir markerade.

Så snart det första valet är gjort, visas en ny listruta under den första. På detta sätt kommer ett utsökningsbegrepp i taget upp, ända tills man är nöjd.

Beroende på hur man vill ha resultatet presenterat, bör man överväga i vilken ordning valen skall göras. Normalt visas resultatet kolumnvis, i den ordning man gjort valen. Sortering av resultatet görs också i den ordning man väljer utsökningsbegreppen. Vill man t ex söka ut alla personer, sorterade avdelningsvis, skall man välja Organisationsenhet före Anställd. För att ändra ordningen på utsökningsbegreppen, använd upp- och nedpilarna till höger om listrutan.

Till höger om varje utsökningsparameter visas en bockruta för Delsumma. Denna skall markeras, för varje utsökningsbegrepp man önskar en egen delsumma.

Till höger om kolumnen Summering finns bockrutorna Visa. Denna skall markeras för varje utsökningsbegrepp som man önskar skall visas i resultatet. Det kan alltså vara så att man vill söka ut data baserat på ett visst begrepp, men att det inte skall vara med i resultatet. Oavsett dessa markeringar, visas alltid alla val i rubriken om man överför resultatet till Excel.

I rutan Parametrar upptill, finns en bockruta för Totalsummering. Om den markeras, visas totalsumman för hela utsökningen.

I rutan Värde utsökning där bredvid, kan man välja om benämningar ska sökas ut på ID, oftast nummer (t ex anst.nr), eller på Benämning, oftast klartext (t ex namn på person). Sortering görs enligt vad som väljs här. Vill man t ex ha resultatet sorterat på namn i st f anst.nr, väljs Benämning på utsökningsbegreppet Anställd här.

I rutan Summeringsfält anges om det som söks är i Timmar, Dagar eller Antal. Normalt är det Timmar, men om utsökningen gäller semester måste Dagar väljas, eftersom semester räknas i dagar och möjligen del av dag. (Begreppet Antal används ej ännu.)

I normalfall söker programmet enligt principen att alla utsökningsparametrar skall uppfyllas för att posten ska omfattas, t ex att det är rätt avd och rätt person och periodens närvaro. Om man däremot söker t ex på periodens närvaro och dessutom vissa frånvarokoder, måste man här tala om att man vill ha med poster som antingen är periodens närvaro eller aktuell frånvaro. Gör man inte detta, får man ingen träff i utsökningen, och en tom lista visas i fliken Uppföljning. Före en sådan utsökning, klickar man på Utsökningskriterier…. Där visas angivna utsökningsparametrar i den vänstra rutan (under OCH…). Klicka på de utsökningsbegrepp (ett i taget) som gäller ’antingen-eller’ enligt ovan, och klicka på knappen med pil åt höger, så det flyttas till den högra rutan (under ELLER…).

Om alla parametrar nu är satta, kan utsökningen utföras. Det görs genom att klicka på Kör utsökning. En blå graf över förloppet visas nedtill. Resultatet styrs till fliken Uppföljning, som automatiskt visas så snart utsökningen är klar.

Tips 1: Om man gör en utsökning, men inte får ut all den tid man eftersökt, ska man nog gå in på denna ruta med utsökningskriterier och flytta något värde till den högra rutan.

Tips 2: Eftersom parametersättningen tillåter ett stort antal varianter, kan det vara bra att ta sig tid och experimentera med olika inställningar för att se hur resultatet presenteras. Om databasinnehållet är stort kan man tillfälligt minska bearbetningstiden, genom att t ex välja en kortare period än normalt. Spara varje lyckad utsökning, genom att klicka på Spara utsökning och ge den ett lämpligt namn. Man kan även ersätta en tidigare sparad utsökning, genom att välja den i listan och bekräfta att den ska skrivas över. När försöken är klara, kan man sedan lugnt välja den variant som man tycker passar bäst, genom att klicka på Tidigare utsökningar och välja bland sparade utsökningar. Har man tidigare sparat en mindre lyckad utsökning, kan den raderas genom att man väljer den, och klickar på Radera.

Tips 3: Då man sparar utsökningar, sparas de lokalt för den inloggning man använt vid inloggning i systemet. De är alltså individuella.

Fliken Uppföljning

Hit styrs resultatet av varje uppföljning. Så snart körningen är klar visas resultatet automatiskt i den här fliken.

Det går inte att skriva ut resultatet direkt härifrån. Vill man skriva ut, eller bearbeta resultatet vidare, går det att enkelt föra över det till MS Excel (om det är installerat i klienten). Det görs genom att klicka på Visa kalkylark. En fördel med detta är att materialet kan redigeras och ges önskad form innan det sparas och/eller skrivs ut. Du kan även markera ett sammanhängande område med celler och trycka Ctrl + C för att kopiera innehållet och sedan klistra in i excel.

Klickar man på knappen Exportera… finns som standard ett alternativ för att spara resultatet i en textfil. Vissa anpassade installationer har även andra alternativ här som inte beskrivs in denna hjälptext.

Anm 1: Knappen Kör utsökning finns också i denna flik. Anledningen är att man ibland kanske vill göra någon mindre ändring efter en genomförd uppföljning, och samtidigt se hur ändringen får genomslag vid ny körning. Då kan man köra uppföljningen från denna flik, och lättare se vilken förändring det gav.

Anm 2: Det kan hända att underlaget visas förvanskat i Excel, med många decimaler mm. Läs här hur man vanligen kan komma tillrätta med det problemet.