Passbyte
Allmänt
Korta, tillfälliga schemaändringar (för del av vecka) kallas i PAS för passbyte. Varje passbyte är individuellt och gäller bara för det aktuella tillfället. Ett passbyte innebär att systemet skapar nya tidkoder, som nummersätts automatiskt och läggs in i årsschemat. Dessa tidkodsnummer hämtas från ett intervall av reserverade tidkodsnummer, som måste anges innan passbyten kan göras. Se Ange passbytestidkoder nedan.
Dialogrutan Passbyte återfinns i huvudmenyn, under Närvaro/Frånvaro > Schema > Passbyte. Här får du initialt upp en urvalsflik. Ange först under vilket år och vilken vecka som passbytet ska göras.
Välj därefter anställd, antingen genom att markera den organisationsenhet personen tillhör, eller genom att välja Alla och bläddra i listan. Man kan även söka personen direkt, genom att klicka på knappen Person(er) i rutan Sök. Klicka sedan på fliken Passbyte. (Angående rutan Passbytestidkoder, se Ange passbytestidkoder nedan.)
Det finns tre olika sätt att göra passbyten på: Ändra en dag, Skifta dagar och Kopiera in dagar. Du väljer en av dessa metoder genom att klicka på aktuell rubrik upptill i dialogrutan.
Ändra en dag
Detta alternativ används då nya schematider ska skrivas in för en viss dag, d v s då det inte finns en upplagd tidkod att kopiera de nya schematiderna ifrån. Börja med att välja vilken dag som ska ändras. Tiderna, som finns registrerade i den tidkod som ligger i årsschemat, visas. Det går nu att ändra de specifika tider som berörs av passbytet. Samma förutsättningar som i Underhåll av tidkoder gäller, t ex för hur raster ska anges m m.
Om en arbetsdag ska ändras till ledig dag, tar du bort alla angivna tider.
Klicka på Spara för att utföra passbytet.
Det är alltså bara den dagen du valt, som ändras. Den nya tidkoden skapas automatiskt och tiderna för den angivna dagen läggs in. Tiderna för de övriga dagarna i veckan kopieras från den ursprungliga tidkoden, vilket innebär att man behåller samma schematider som tidigare, utom för den angivna dagen. Den nya tidkoden läggs automatiskt in i årsschemat för aktuell person och vecka. Tidkodsnumret visas på skärmen.
Skifta dagar
Detta alternativ används när en person ska byta schema med sig själv för två dagar under en viss vecka. Det kan t ex gälla en person med lediga fredagar, som en enstaka vecka vill ha en ledig torsdag i stället. Då väljer du torsdag under Dag 1 och fredag under Dag 2. Systemet skapar då en ny tidkod, där torsdagens och fredagens tider, enligt ursprungstidkoden, har växlats. Även här läggs tiderna för de övriga dagarna i veckan in på samma sätt som i ursprungstidkoden. Samma schematider som tidigare behålls därmed, utom för de angivna dagarna. Den nya tidkoden läggs automatiskt in i årsschemat för aktuell person och gäller bara den angivna veckan. Tidkodsnumret visas på skärmen.
Klicka på Spara för att utföra passbytet.
Kopiera in dagar
Detta alternativ används om det gäller byte till ett schema, som redan finns upplagt. Du kan då direkt kopiera in tider från en annan tidkod, för en eller flera dagar. Börja med att i rutan till vänster, ange den tidkod från vilken tiderna ska hämtas (kopieras). Välj därefter, till höger, de dagar (fr o m och t o m) som ska ha de nya tiderna. Systemet skapar nu en ny tidkod, där de valda dagarna får de nya tiderna. Även här läggs tiderna in för de övriga dagarna i veckan på samma sätt som i ursprungstidkoden. Det innebär att man behåller samma schematider som tidigare, utom för de angivna dagarna. Den nya tidkoden läggs automatiskt in i årsschemat för aktuell person och vecka. Tidkodsnumret visas på skärmen.
Anm: Om personen har fasta tider kan man ej kopiera in dagar från tidkod med flexibel arbetstid, eller tvärt om.
Klicka på Spara för att utföra passbytet.
I denna kopiering kontrollerar systemet om de två inblandade tidkoderna skiljer sig vad gäller de allmänna fälten i tidkoden, t ex skiftkomp eller skiftformstillägg. Skulle något av dessa fält skilja sig, visas en ruta med all information om detta. Där kan, och bör, man direkt kontrollera fälten, så den nya passbytestidkoden får rätt värden.
I de fall tillvalsfunktionen för att ange olika skiftformsersättning under samma vecka (tidkod) är tillgänglig, kontrolleras även dessa fält. Om man har annan skiftformsersättning under dagar som kopieras in, får man ange vilka dagar som ska ha respektive skift eller vara utan skift. Notera att PAS bara kan hantera två olika skift under samma vecka, eller en skift och utan skift. Om angivet passbyte skulle medföra att det blev tre olika skift (eller två skift och utan skift), visas ett felmeddelande. Man får då fylla i de två mest prioriterade, och hantera resten manuellt. Läs mer om att ha olika skiftersättning under Skiftformsersättning.
Notera att man för kortare förskjutningar inom en arbetsdag (på en eller ett par timmar), oftast inte behöver göra ett passbyte. I stället kan du använda en övertidskod (t ex kod 60, Inarbetad tid) och motsvarande frånvarokod (Uttag av inarbetad tid).
Har man flexibel arbetstid behövs kanske inte ens en kod. Sannolikt har i detta fall alla eventuella raster förskjutits, men dessa behöver ju inte stämplas. (Skulle de ändå stämplas, drar systemet de ordinarie rasterna utöver de som stämplats).
Ange passbytestidkoder
I fliken Inställningar, rutan Tidkodsintervall, finns angivet den nummerserie med tidkoder som används för passbyten. I normalfall sätts nummer 1000 – 9998. Det är inom detta intervall som systemet hämtar nummer till en ny tidkod. Första lediga nummer väljs.
När alla nummer i intervallet såsmåningom är förbrukade, börjar systemet om. Det måste då finnas tillgång till åtminstone några lediga tidkodsnummer i intervallet. Du bör därför regelbundet ta bort inaktuella tidkoder i detta intervall. För att kunna hantera detta utan att störa driften, bör intervallet vara så väl tilltaget att inaktuella kodnummer kan ligga kvar en viss tid efter senaste användningen. Förslagsvis bör de sparas minst ett år. Ju längre tid desto bättre. Det kan ju tänkas att tidkoderna kan behövas för t ex statistikändamål, eller överföring av kalendarietransaktioner till lönesystemet.
Observera: Det går inte ta fram gamla närvarokort i attestprogrammet för en person vars tidkod inte längre finns upplagd.
Borttagning av gamla tidkoder i intervallet görs under Närvaro/Frånvaro > Schema > Tidkoder i huvudmenyn. Där kan du direkt ta bort en hel serie med tidkoder (med de får tas bort en och en), om du så vill, men detta bör alltså göras med stor försiktighet. Är du osäker på när en viss tidkod senast användes, kan du söka tidkodsnummer i Årsschemat.
Man ska inte skapa nya, ordinarie, tidkoder inom det reserverade intervallet. Däremot går det bra att utöka intervallet vid behov, men inte så mycket att det också kommer att omfatta ordinarie tidkoder. Behövs ett större intervall än vad som då är möjligt, kan du eventuellt byta tidkodsnummer på de ordinarie tidkoderna och ändra tidkodsnummer i de årsscheman som berörs. Undvik dock detta, om möjligt. Gör det annars i samråd med PAS AB.
Närliggande information:
– Arbetsscheman
– Ändra årsschema
– Ändra tidkod
