Kopiera årsschema till nytt år

Kopiering av årsscheman kan göras på två olika sätt. Antingen genom att kopiera från en person till en annan, under samma år, vilket man kan läsa om under Kopiera årsschema inom samma år, eller genom att för en eller flera personer kopiera deras egna scheman till nästkommande år, om de ska fortsätta att gälla efter ett årsskifte, vilket beskrivs här.

Gör följande om du vill kopiera ett årsschema för en eller flera personer till nästkommande år:

1 Öppna modulen genom att i huvudmenyn välja Närvaro/Frånvaro > Schema > Kopiera årsschema.

2 Välj först Till nytt år längst upp, i rutan Kopiera

3 Välj därefter typ av kopiering i rutan Kopieringstyp till nytt år. Det finns två metoder: Välj Rak kopiering för att kopiera schemat vecka för vecka rakt, till det nya året, som alltså blir en kopia av föregående år. Denna metod är sällsynt, eftersom man t ex kan ha gjort schemaändringar under året, som inte är aktuella det nya året. Det kan även bli fel för de som har rullande scheman. I normalfall används därför den andra metoden, Ange startvecka. Välj då denna, och gör sen följande:

4 Välj det år som skall kopieras, i rutan Från. Systemet sätter då automatiskt rätt år i rutan Till.

5 Denna kopiering går ut på att man kopierar det schema som ligger i slutet av året, då det ju är det gällande schemat. Ange därför startvecka och det antal veckor som ska gälla som mall, d v s vad som ska kopieras in på det nya året. Detta görs i rutan Inom. Ni kan t ex kopiera för alla personer med en schemacykel om högst två veckor, genom att ange startvecka 51 (52 om året har 53 veckor), och en cykel på två veckor. Det gör inget att dessa veckor har helgdagar m m, då detta ju anges i Kalendern. Välj sedan ut alla dessa personer, enlilgt nedan, och utför kopieringen. Har ni sen t ex anställda med en cykel på tre veckor, anges startvecka 50 (51), och en cykel på tre veckor, varefter dessa kopieras.

6 Då startvecka och cykel angivits, ska man välja för vilka som kopiering ska ske. I rutan Urval personer syns personalen. Klicka på Lägg till>> (två ‘>>’) för att överföra alla personer till rutan Till, d v s den rutan som visar för vilka som kopiering ska ske. För att flytta över enstaka personer, markera dem och klicka på Lägg till> (ett ‘>’). Är det flera personer i ett intervall som skall få nya scheman samtidigt, markerar du den första personen, håller ner Shift och markerar den sista personen i intervallet.Hela intervallet är då markerat. Klicka sedan på knappen Lägg till>. På motsvarande sätt kan du, genom att hålla Ctrl nedtryckt, samtidigt markera flera personer som inte ligger i ett intervall och föra över dessa med Lägg till>.Blir det fel i urvalet, kan du alltid välja Ta bort, enstaka eller alla, för att ta bort det felaktiga urvalet.

7 Du kan annars ge nya scheman till samtliga personer i en eller flera organisationsenheter. Klicka i så fall på fliken Org.enhet i rutan Till. Rutan nere till vänster byter nu namn till Urval Organisationsenhet. Markera önskat alternativ och klicka på knappen Lägg till>. Enheten/enheterna syns nu i rutan Till.

8 När du har gjort urvalet, klicka på knappen Utför kopiering så utförs kopieringen. Skulle någon eller några av de valda personerna redan ha fått ett nytt årsschema får du en fråga, person för person, om du vill ersätta detta.

Närliggande information:

– Årsschemaregister

– Lägga upp årsschema

– Ändra årsschema

– Kopiera årsschema inom samma år