Diffkontroll
Allmänt
Detta är en kundspecifik modul och ingår ej som standard i PAS.
Diffkontrollen visar om det förekommer differenser mellan den tid anställda varit närvarande på arbetet (närvarotid) och den tid som räknats ut baserat på deras arbetsrapportering (objekttid). Normalt sett ska det inte förekomma några differenser då all närvarotid ska fördelas ut på ett eller flera arbeten. Resultatet när en diffkontroll körs blir då bara tomma rader. Differenser kan dock uppstå av olika skäl och visas då för varje anställd och dag. Uppkomna differenser bör kontrolleras då orsaken till differensen kan behöva åtgärdas för att systemet ska ge korrekta tider. Det rekommenderas därför att diffkontrollen körs dagligen eller på veckobasis, enligt vad som är överenskommet. Denna kontroll utförs i normalfall automatiskt i PAS nattrutin. Om differenser upptäcks i denna nattrutin, skrivs dessa ut på en s k difflista. Däremot kan man i vissa situationer behöva göra en extra diffkontroll här i detta program. Det kan t ex vara efter korrigeringar under dagen, för period som man samma dag ska göra uppföljning på, eller köra lön för. Då kör man först en objekttidsberäkning, och sen en diffkontroll.
Göra en diffkontroll
Ange den period som utsökningen skall omfatta, genom att välja fr o m- och t o m datum under Period. Skriv datumen manuellt, eller klicka på knappen bredvid respektive fält och bläddra fram önskade dagar i kalendern. Anm: Om man kör dessa diffkontroller på veckobasis, ska datum anges som motsvarar hela veckor.
Normalt görs diffkontrollen för alla anställda, men det går att göra en diffkontroll för en enskild anställd genom att skriva dennes anställningsnummer under Anst.nr.
Fältet Tillåten differens i % gör det möjligt att ange hur stor skillnad det får vara i procent mellan närvarotiden och objekttiden fasta tid man angett i den indirekta arbetsrapporteringen, utan att det kommer upp som en differens.
Genom att markera Kontrollera andel tid 100% görs en kontroll av om den sammanlagda fördelningsprocenten i den indirekta rapporteringen skiljer sig från 100 %, vilket då betraktas som en differens. Den sistnämnda funktionen är användbar om de anställda fördelar tid mellan indirekta arbeten och det är överenskommet att summan varje dag ska vara 100 %. Detta arbetssätt ger en extra kontroll av att man fördelat tiden på ett korrekt sätt, men är inte nödvändigt då systemet kan beräkna fördelningen oavsett summan, bara förhållandet mellan arbetena är korrekta. OBS! Detta fält ska enbart vara markerat om det är bestämt att de som fördelar indirekt tid ska ha 100 % i total fördelning varje dag.
När urvalet är gjort körs diffkontrollen genom att klicka på Kör diffkontroll uppe till höger. Medans diffkontrollen körs, visas ett timglas istället för den ordinarie muspekaren. När muspekaren återgår till normalt utseende är diffkontrollen klar och resultatet visas. Finns det inga differenser förblir rutan Resultat tom, annars visas en rad för varje anställd och dag som det finns en differens för. Anm: Om man kör dessa diffkontroller på veckobasis, visas en rad per vecka.
Det finns två typer av differenser som gör att Diffkontrollen larmar, och dessa differenser syns då med röda värden i kolumnerna Andel tid och/eller Differens. Om värdena är gröna eller svarta, finns ingen differens i den kolumnen.
· Andel tid: Om rutan Kontrollera andel tid 100% är markerad och Andel tid har något annat värde än ’0’ eller ’100’ betraktas detta som en differens.
· Differens: Visar differensen mellan närvarotiden och objekttiden. Denna typ av differenser kan t ex uppstå om det är en nyanställd som inte börjat arbetsrapportera, eller om närvarotiden har justerats i efterhand och objekttiderna ännu inte blivit omräknade. Objekttiderna räknas normalt om, kommande natt efter att det gjorts justeringar av närvaron, eller när man gör en manuell objekttidsberäkning. Det kan även uppstå differenser av andra orsaker, och det är för varje differens viktigt att man gör en bedömning av storleken på differensen. En differens på en hundradels timme, d v s lite drygt en halv minut, kan betraktas som oväsenligt och behöver inte leda till någon åtgärd. Stora differenser är däremot viktiga att kontrollera då de kan leda till felaktiga tider i uppföljningar och kan i vissa verksamheter även påverka de anställdas löner.
Utskrift
Det går även att få resultatet av diffkontrollen utskriven på papper. Välj Utskrift för att skriva ut resultatet på standardskrivaren eller Granska för att förhandsgranska utskriften på bildskärmen.
Spara resultat
Man kan spara resultatet av diffkontrollen som en textfil, ifall man vill behandla det vidare i t ex Excel. Fälten i textfilen avgränsas med semikolon.
Spara resultatet genom att klicka på Spara resultat, och välj den katalog där textfilen ska sparas. Man kan även byta filnamn, annars heter filen diffkontroll.csv.
