Huvudprogram för löneberedning
Stefan Olsson 0 Lön, Moduler och rutiner,
Om PAS löneberedning
I PAS körs alla löneberedningar från huvudprogrammet i löneberedningsmodulen. Den färdiga löneberedningen överförs därefter till lönesystemet på sätt som kan variera beroende på typ av installation.
Modulen finns i PAS administrationsprogram under Lön > Löneberedning, förutsatt att den är installerad.
I dialogrutan Löneberedning finns två flikar, Avräkningsperioder och Listor och filer.
Fliken Avräkningsperioder
Här anges vilken avräkningsperiod som den aktuella löneberedningen för tjänstemän respektive kollektivanställda ska omfatta.
Redan i samband med installationen gör personal från PAS AB, i samråd med användaren, inställningen om avräkning ska göras för hela veckor, eller för datumperioder och om samma avräkning ska gälla för båda personalkategorierna eller ej. Olika avräkningsperioder för tjänstemän och kollektivanställda kan förekomma.
Om detta vid ett senare tillfälle behöver ändras, kontakta PAS AB.
Observera att man i PAS endast anger avräkningsperioderna. Dessa motsvarar ju en löneperiod med ett visst periodnummer (och kanske andra datum).
För att lägga upp flera kommande löneperioder, klicka på Lägg till… och ange avräkningsperiod. Kontrollera noga att rätt period anges. Skulle det ändå bli fel, klicka på Ta bort… och bekräfta att den senast upplagda ska tas bort. Lägg därefter upp den på nytt.
Man kan här även ta bort gamla löneperioder, om man inte vill att de ska ligga kvar i listan. Klicka då på Ta bort…, och välj i frågan som följer att ta bort den äldsta löneperioden. Upprepa manövern, om flera gamla perioder ska tas bort.
Här finns även en knapp kallad Visa larm. Klicka där, för att se eventuella saldolarm som uppstod i senaste stängningen av löneperiod för respektive anställningsform. Läs mer under Stänga löneperiod nedan.
Tips: Man kan med fördel, i samband med årsskiftesrutinerna, lägga upp perioderna för hela året. Då behöver man inte underhålla i denna dialogruta så ofta.
Öppen period
Det finns alltid en period som står öppen, utom i de fall den senaste upplagda löneperioden är stängd. Under Status visas vilken det är samt om löneberedning är körd för den perioden eller ej.
Samma period kan köras flera gånger, t ex om man efter första körningen får meddelande om att felaktigheter finns i närvarounderlaget. Då korrigerar man dessa, attesterar om de aktuella närvarokorten och kör löneberedningen igen.
Tips: Vid en omkörning av löneberedningen behöver man kanske inte skriva ut alla listor på nytt. Endast de som förändrats pga korrigeringarna behöver skrivas ut. Viktigast av dessa är meddelandelistan.
Löneberedning
Löneberedning kan startas både från denna flik, och från fliken Listor och filer. Det gör man genom att klicka på Starta…, och därefter välja aktuell anställningsform. Man kan även välja Alla, och då körs lön för både tj.män och koll.anst.
Detta startar en kedja av program, som bereder de aktuella lönedelarna och skapar lönelistor och en fil med lönetransaktioner. De listor som markerats för utskrift i fliken Listor och filer skrivs ut (se nedan).
Dessutom kontrollerar systemet om felaktigheter i underlaget finns, t ex om någon tidkod saknas. I sådant fall meddelar systemet att felaktigheter hittats när löneberedningen är klar. Granska eller skriv ut den aktuella listan, och korrigera påträffade felaktigheter. Om inga felaktigheter hittats, visas efter körningen bara ett meddelande om att lönen är klar.
Tips: Vill man efter en löneberedning särskilt kontrollera om felaktigheter hittats, klicka på Fellistor…. Då visas den senaste fellistan för tjänstemän respektive kollektivanställda i separata flikar. De kan där även skrivas ut.
Om man klickar på knappen Filkopiering nedtill till vänster, visas en dialogruta där man t ex kan visa och skriva ut de filer som skapats av PAS’ löneberedning i just den dator man sitter vid. Läs mer under Filkopiering nedan.
Överföring till lönesystemet
När en löneberedning körs, skapas en fil med lönetransaktioner för överföring till lönesystemet (om denna funktion finns installerad). Filen kan då importeras i lönesystemet enligt de instruktioner som finns i lönesystemet samt de som lämnats vid lönekursen.
Vi rekommenderar att lönen görs färdig i lönesystemet, innan perioden stängs i PAS. Anledningen är att ersättningar och avdrag ibland beräknas först vid importen av filen. Det kan då vara lättare att se eventuella felaktigheter i pengar, än i tid.
Stänga löneperiod
När en löneperiod är klar, ska den stängas i PAS. Det görs genom att i denna flik klicka på Stäng avräkningsperiod…. Då uppdateras de aktuella saldona, dag för dag, under perioden. Därefter öppnas automatiskt nästa period, om fler har lagts in. Har ingen ytterligare period lagts in, kan ingen ny period öppnas, och löneberedning därmed inte köras. När en ny period läggs in, öppnas den automatiskt.
Anm: Under stängningen, som kan ta lite tid beroende på bl a datorns kapacitet, kan inte annat utföras i PAS.
Vissa saldon blir endast uppdaterade vid denna stängning, t ex semester och klämtid. Detsamma gäller ibland intjänad arbetstidsförkortning, men denna kan beräknas preliminärt dag för dag (kontakta PAS AB om ni önskar denna beräkning, och ej har den aktiverad). Det varierar på avtal m m vilka av dessa saldon som är aktuella.
Om man i programmet Saldogränser har markerat att något eller några saldon ska bevakas i stängningen, visas en lista med eventuella saldolarm när stängningen är klar. Listan kan skrivas ut genom att klicka på skrivarsymbolen. Notera att inga åtgärder gjorts med saldona, utan detta är bara en kontrollfunktion. Vill man ha automatiska åtgärder, kontakta PAS AB för information om funktionen Saldering.
Den senaste listan med saldolarm kan man även granska och skriva ut i efterhand, genom att klicka på knappen Visa larm i rutan för aktuell anställningsform.
Fliken Listor och filer
Här markeras vilka lönelistor som önskas utskrivna i samband med löneberedning – tjänstemän respektive kollektivanställda. Klicka därefter på Spara inställningar. Kontrollera noga att rätt listor är markerade, innan löneberedningen startas.
Inställningarna sparas mellan körningarna. Se Löneberedning ovan, angående detta.
Markerade (valda) listor visas med blå färg. Med knappen Markera alla markeras alla listor för aktuell anställningsform. På motsvarande sätt avmarkeras alla listor med Avmarkera alla.
För att markera/avmarkera enskilda listor, tryck och håll Ctrl, och klicka på den. Klickar man på en lista utan att hålla Ctrl, markeras den, och de övriga avmarkeras.
Skriva ut
I den här fliken kan man även skriva ut lönelistor i efterhand.
Utskrift av markerade listor gör man genom att klicka på Skriv ut. Vill man t ex skriva ut bara en lista, markera den, klicka på Spara inställningar, och klicka sen på Skriv ut.
Notera att den senaste löneberedningen alltid skapar alla listor, även om man inte markerat dem för utskrift. Listorna finns därmed tillgängliga för utskrift fram till nästa löneberedning.
I den här fliken finns också information om vart filerna med lönetransaktionerna ska kopieras (om sådan kopiering är installerad). Denna inställning kan man ändra själv, t ex i samband med installation av en ny version av lönesystemet och då sökvägen samtidigt ändras. Men gör gärna detta i samråd med PAS AB, vid tveksamhet.
Filkopiering
Här visas de filer som PAS löneberedning skapat i just den dator man sitter vid. I listan över filer visas när respektive fil skapats, var den ligger (sökväg), benämning på filen och om den gäller tj.män eller koll.anst (anst.form T eller K).
Tips: Om informationen inte ryms i fönstret, kan man klicka på det lodrätta strecket mellan två fält i rubriken, och dra i sidled för att ändra fältbredden.
Vill man titta på en fil, markera den genom att sätta en bock för filen, och välj sedan Visa.
Vill man skriva ut en eller flera filer, markera de som önskas, och klicka på Skriv ut.
Vill man kopiera en eller flera filer till en annan mapp, markera de som önskas, och klicka på Kopiera till. En dialogruta visas, där man bläddrar fram till önskad mapp. Klicka sen på OK, och kopieringen utförs.
Utöver dessa funktioner, anger här även personal från PAS AB en lämplig mapp dit alla listor och filer ska kopieras vid löneberedning, så supportpersonalen kan komma åt listorna vid supportärenden.