Export av kalendarietransaktioner till Hogia

Allmänt

Denna tillvalsmodul hittar du i förekommande fall under Export > Kalendarietransar till Hogia. Den används för att föra över frånvaro för angiven period, till Hogia. Rutinen skapar en transaktionsfil med frånvaroposter, och efter det att denna rutin körs skall man alltså köra en import i Hogia. Anm: För kunder med Hogia lönesystem skapas i normalfall kalendarietransar automatiskt i löneberedningen, och då finns ej denna modul aktiverad i menyn. Denna modul är dock användbar t ex om man inte kör PAS´ löneberedning, eller om man önskar föra över kalendarietransar för en annan period än avräkningsperioden för lön. Kontakta PAS om ni vill diskutera vilken version som passar er bäst.

Före första exporten ska man även ange för varje frånvarokod som används, vad motsvarande kod heter i Hogia. Det görs genom att klicka på Parametrar. Då får man upp ett fönster där man kan ange för varje upplagd frånvarokod i PAS, vad motsvarande kod heter i Hogia (enl nedan). Om man valt att använda samma koder i Hogia som i DOS, t ex att kod ’12’ i PAS heter ’12’ även i Hogia, så lämnar man rutan för kod 12 tom. Har man någon kod i Hogia som motsvaras av flera koder i PAS, skriver man den koden för alla dessa koder här.

I de fall man har någon kod i PAS som inte skall föras över till Hogia, markerar man detta genom att skriva ’—’ (tre minustecken) i rutan för den koden.

Anm: Kom ihåg att komplettera i denna dialogruta, om ny frånvarokod senare läggs upp i PAS.

Underhåll av koder

1
Markera den kod som ska underhållas.




2
Om koden heter lika för alla personer i Hogia, klicka på Generell kod i rutan Markerad kod översätts till. Ange vad koden heter i Hogia, i fältet till höger. Om koden heter samma i Hogia som i PAS, lämnar man fältet tomt.




3
Om koden heter olika för t ex tj.män och koll.anst i Hogia, klicka på Varierande kod i rutan Markerad kod översätts till. Ange vad koden heter i Hogia, för de olika kategorierna. Samma löne-kod kan anges på två kategorier. Om en kategori ej är aktuell, kan det fältet lämnas tomt. Om koden heter samma i Hogia som i PAS, lämnar man det fältet tomt.

I de fall man har flera företag i Hogia, kontakta PAS AB för att diskutera uppdelningen av exportfilen på flera filer.

Frånvaron skickas med de klockslag som frånvaron gäller.

Vid frånvaro under nattskift (över midnatt), skickas frånvaro på det datum då nattpasset inleds (påstigningsdagen).

Vid långtidsfrånvaro skickas även mellanliggande arbetsfria dagar, om samma kod återkommer efter de lediga dagarna. Undantag är koder för sjuk, som skall ligga även på de lediga dagarna för att dessa ska tas med här. Som sjukkod tolkas de koder som har förbockat i Underhåll av frånvarokoder att de ska kopieras till lediga dagar, vilket ju bara sjukkoder ska ha.

Filkopiering

För att Hogia ska kunna läsa in filen/filerna, behöver de kopieras till den mapp där Hogia är installerat. Klicka på Bläddra efter respektive fält, och leta fram den mapp där Hogiaprogrammet finns. Filnamn ska vara PAS-KAL-A.wli för överföring av Alla personer, o s v (se ovanför respektive fält). Om fältet lämnas tomt, d v s ingen sökväg eller filnamn, skapas filen i den mapp där PAS ligger.

Anm: Man måste bara ange sökväg och filnamn i de fält som motsvarar de överföringar man planerar att köra. Ska man t ex alltid köra för antingen koll.anst eller tj.män, kan man lämna fältet för Alla tomt.

Export av kalendarietransar

Ange först, i rutan Anställningsform, om export ska göras för alla eller endast en anst.form.

Ange sedan vilken period som skall föras över, d v s vilka datum överföringen skall omfatta. Det görs antingen genom att skriva respektive datum, eller genom att klicka på nedåtpilen och välja datum i kalendern.

Obs: Det är viktigt att hålla noggrann koll på vilka perioder som förts över tidigare. Detta för att det blir dubbel frånvaro i Hogia, om man skulle råka föra över en period igen. För att underlätta, visas de datum som senast användes, när programmet startar. Notera dock, att den bara sparar en period för programmet, inte per anst.form och Alla.

Klicka sen på Exportera, och exporten startar. Detta skapar en exportfil (eller flera), och sen kvarstår bara att gå in i Hogia och importera den (dom).