Export av personregister till Excel

Allmänt

Denna tillvalsmodul hittar du i förekommande fall under Export > Personregister till Excel. Den används för att överföra valda personuppgifter från personregistret till Excel. I Excel kan man lätt vidarebearbeta materialet, då fältnamnen också förs över som rubrik. Eventuella utskrifter görs sen från Excel.

Man väljer vilka personer och vilka fält som skall exporteras m m.

Export

Välj först i rutan Urval personer, vilka personer som skall tas med i exporten. Markerar man Org.enhet eller Enskild, visas ett fält där man väljer önskad org.enhet respektive person. Det görs genom att man klickar på pilen i fältet, och väljer i listan.

Här kan man även välja om endast personer som är markerade som Egen personal i personregistret ska tas med, eller de som ej är Egen personal. Man kan även välja om personer som slutat ska tas med eller ej.

Välj sedan nedtill i rutan Exportera till, om resultatet ska visas i Excel (förvalt), eller att en Excelfil ska skapas (markera det valet). Om Excelfil markeras här, visas ett fält där man får ange sökväg och filnamn för den fil som önskas. Man kan bläddra till rätt sökväg genom att klicka på knappen med tre punkter, öppna önskad mapp, och skriva önskat filnamn. Notera att filen alltid får ändelsen ‘.xls’, så man hittar filen i Excel, d v s om detta inte skrivs i filnamnet så läggs det på.

Välj till sist vilka fält som ska tas med i exporten, i rutan Urval fält. Nedtill väljer man hur fälten ska sorteras i listan. Valet Som i underhåll av person betyder att fälten är strukturerade lika som i programmet Underhåll av person, d v s att först kommer fälten som återfinns i fliken Anställd, och i samma ordning, sen fälten i nästa flik o s v.

Vid exporten är det de markerade fälten som överförs. Initialt är alla fält markerade. Om enstaka fält ska undantas, ta bort förbockningen på dessa. Om bara ett mindre antal fält ska tas med, rekommenderas att man först klickar på Inga, för att ta bort alla markeringar. Sen markerar man de fält som önskas. Det finns även en knapp Invertera, som medför att markerade fält blir avmarkerade och vice versa.

När dessa val är gjorda, klicka på Exportera. Resultatet visas i Excel, eller fil skapas, beroende på gjort val.

Notera: Innestående semesterdagar visas visserligen i Underhåll av person, men dessa fält är saldofält och finns inte i personregistret. Därför finns de inte tillgängliga för export i detta program. Detsamma gäller årsschemat och kontoinställningarna för arbetsrapportering, som inte heller omfattas av denna export.