Export av persontransar till Hogia
Allmänt
Denna tillvalsmodul hittar du i förekommande fall under Export > Personregister till Hogia. Den används för att exportera personuppgifter från personregistret i PAS, som sen importeras i personregistret i Hogia Lön Plus. Efter det att denna rutin körs, skall man alltså köra en import i Hogia. Klicka här om du vill läsa hur man gör detta.
Anm 1: Denna export/import kan ej göras om man har den enklare versionen av Hogia, kallad Hogia Lön (utan ‘Plus’), men det går att överföra till HogiaLön Classic.
Anm 2: Överföringen av personuppgifter till Hogia kan göras oavsett om man har Hogia installerat i SQL-databas, eller i Access-databas. Däremot kan uppdateringen av PAS’ personregister från Hogias personregister hittills bara göras om man har Hogia i SQL-databas.
Nyanställda personer som lagts upp i PAS, men inte i Hogia, läggs upp i Hogia vid denna export. Notera att endast vissa fält från PAS personregister exporteras. Det medför att man behöver komplettera personregistret i Hogia efter överföring.
Notera även att endast personer som är markerade som Egen personal i personregistret blir överförda. Detta så eventuella elever, konsulter och andra som endast skall finnas i PAS, ej blir upplagda i Hogia vid överföring. Läs mer under Parametrar nedan.
Eventuella inaktiverade personer blir ej heller överförda.
Borttagning av personer som slutat, kan av säkerhetsskäl inte göras med export/import. Personer får alltså tas bort manuellt ur båda systemen, vilket normalt görs vid samma tidpunkt (vanligen i början av ett år, då man är helt klar med föregående år).
Det finns ett antal parametrar, som styr importen. Dessa läggs in före första exporten, under knappen Parametrar, och behöver normalt ej ändras sedan. Läs mer om dessa nedan.
Före första exporten ska man även ange sökväg och filnamn till aktuella transaktionsfiler. Det gör man längst ner, i rutan Sökväg till integrationsfiler…. Om man alltid kommer överföra personalen i samma fil, d v s alltid välja ’Alla’, räcker det att ange sökväg och filnamn i första fältet här. Det förutsätter också att all personal finns i samma företag i Hogia. Annars kan man ange olika filer för tj.män och koll.anst. För att hitta sökväg, klicka på Bläddra, och leta upp den mapp där Hogia finns installerad (vanligen ‘C:\Program\HLPlus’). Under denna mapp finns det en mapp som heter ’Data’. Öppna den mappen. Skriv ett lämpligt filnamn, t ex PerAlla.txt för överföring av alla personer o s v. Det är lämpligt med en textfil, utifall man vill öppna filen någon gång och titta på den.
Notera att dessa inställningar sparas automatiskt, och gäller alla som kör denna export från PAS. Det medför, att om Hogia finns installerad med olika sökväg i olika klienter, får man antingen ändra här beroende på i vilken klient man skapar transaktionsfilen, eller alltid köra exporten i en och samma klient.
Överföring kan göras till två olika företag i Hogia. Då skapas dubbla filer. Läs mer under Flera företag nedan.
Export av personuppgifter
Ange först, i rutan Anställningsform, om export ska göras för Alla, Koll.anst eller Tj.män.
Ange sedan i rutan Omfattning¸ om den ska föra över alla fält, bara saldon, eller allt utom saldon (d v s Övrigt).
I rutan Överför dessa fält… till höger, visas de fält som är möjliga att överföra till Hogia. Här kan man välja exakt vilka av dessa fält man önskar överförda vid just den aktuella exporten. Detta görs genom att bocka för bara de fält man vill överföra, i en av de fem kolumnerna (1-5), och sedan ange vilken kolumn man använt sig av, i fältet Ange vilken kolumn… till vänster. När man sen kör själva exporten, exporteras bara de fält som är förbockade i den kolumn som angivits här.
Ett exempel: Du vill bara exportera semesterdagar. Detta bedömer du som en återkommande överföring, och vill reservera en kolumn för detta. Kolumn 1 används lämpligen vid överföring av alla tillgängliga fält, så där ska alla fält vara förbockade. Därför tar du t ex kolumn 2 (om den är ’ledig’) och bockar för bara fälten för semesterdagar. Kontrollera så inga andra fält är förbockade. Dessa inställningar sparas automatiskt, så det behöver inte upprepas varje gång. Skriv sen en tvåa i kolumn-fältet till vänster, att det är kolumn 2 som ska användas vid denna export.
Har man flera företag i Hogia, väljer man för vilket företag överföring ska göras. Läs mer nedan.
Klicka sen på Exportera, och exporten startar. Om det är angivet att saldon ska skickas, kontrollerar programmet att ni kört, och stängt, någon löneperiod i PAS. Detta så den vet från vilken dag i saldotabellen som saldona ska hämtas från. Om denna uppgift om datum saknas, kan saldon ej exporteras.
Detta skapar en exportfil, och sen kvarstår bara att gå in i Hogia och importera den.
Klicka här för att se en fullständig lista över de fält som exporteras.
Flera företag
I de fall man har uppdelad på två företag i Hogia, kan man här styra så personuppgifterna överförs till rätt bolag. Man får göra överföring för ett företag i taget, och då tas bara de personer med som hör till det företaget. Läs mer om denna styrning under Parametrar… nedan.
Har man angivit parametrar för flera företag, visas en ruta kallad Företag. Här väljer man för vilket företag som personuppgifter ska överföras. När man här byter företag, ändras sökvägar och filnamn nedan i rutan Sökvägar till integrationsfiler… till det som angivits för det företaget. Dessa inställningar ska alltså göras en gång per företag, och man kan ha olika sökvägar och filnamn per företag. När man sen klickar på Exportera, överförs bara personerna i det valda företaget.
Parametrar för överföringen
I fliken Namn anger man först på vilken form namnet skall överföras, i de fall namn exporteras. I PAS är ju efternamn och förnamn uppdelat i varsitt fält, men i Hogia finns bara ett gemensamt namn-fält. Därför måste namnet sättas ihop i överföringen, och denna parameter styr om det ska skickas som ‘Förnamn Efternamn’ eller ‘Efternamn, Förnamn’. En fördel med det senare alternativet, är att vi lägger in ett kommatecken efter efternamnet. Det gör att eventuell överföring tillbaka till PAS senare går smidigare, då vi säkert vet vad som är förnamn respektive efternamn.
I fliken Urvalskat. anger man vad respektive anställningsform heter i Hogia, i de fall anst.form överförs. Denna lagras ofta i Hogia i fältet Urvalskategori, vanligen som Tjänstemän respektive Kollektiv. Om ingen benämningen anges här, överförs inte anst.formen till Urvalskategorin. Anm: Utöver detta fält så lagras anst.formen i Hogia i fältet AFA, och det är det fältet som styr anst.form vid överföring från Hogia.
I fliken Anst.nr anger man om några personer ej ska tas med i överföringarna. Notera att programmet automatiskt hoppar över de som ej är markerade som Egen personal i personregistret. Här behöver man alltså bara ange om ytterligare personer ska hoppas över.
Om dessa personer då har anst.nr i nummerföljd, kan man ange ett eller flera intervall.
Personer som inte har anst.nr i nummerföljd, får anges nedtill under rutan Enskilda anst.nr. Det görs genom att man kopierar över personer från rutan Tillgängliga till rutan Valda. Läs här om du vill veta hur man gör.
I fliken Saldon, kan man till sist ange vilka saldon som ska överföras till Hogia, i de fall man vill föra över saldon. Läs mer om detta här, i listan över de fält som kan föras över.
Om man har flera företag i Hogia, anger man i fliken Flera filer vilka personer som hör till ‘Företag 2’. Övriga hör till ‘Företag 1’. Anm: Man kan ännu bara hantera två företag här. Kontakta PAS AB om ni har ytterligare behov.
Man kan koppla personer till ‘Företag 2’ på två olika sätt. Antingen genom att ange ett intervall av anst.nr, inom vilket alla personer hör till ‘Företag 2’. Annars, t ex om personerna som hör till ‘Företag 2’ inte har anst.nr i nummerföljd, kan man ange siffran ‘2’ i fältet Företagsnummer i personregistret på dessa personer. Då ska man även bocka för fältet Företagsnummer används här.
Dessa metoder kan kombineras, t ex att man har ett intervall av personer, men även några som inte ligger i nummerordning. Då räcker det att lägga in siffran ‘2’ i Företagsnummer på de personer som inte omfattas av intervallet.
Notera: I de fall man även gör överföring av schematransaktioner till Hogia, gäller denna inställning även dessa överföringar.
Närliggande information:
– Uppdatering av personregistret från Hogias personregister
