Export av schematransaktioner till Agda PS
Allmänt
Denna tillvalsmodul hittar du i förekommande fall under Export > Schematransar till Agda PS. Den används för att föra över scheman för angiven period, till schemat i Agda PS. Rutinen skapar en transaktionsfil med schemaposter, och efter det att denna rutin körs skall man alltså köra en import i Agda. Klicka här om du vill läsa hur man gör detta.
Notera, om ni har flerföretagsfunktionen i Agda, att exporten ännu endast kan hantera ett filnamn vid överföring. Kontakta PAS AB om ni har behov av att kunna ange olika filer.
Scheman i PAS är ju uppbyggda av tidkoder, d v s veckoscheman, medans Agdas scheman är uppbyggt av arbetspass. Därför översätts varje variant av schemadag i PAS till motsvarande arbetspass enligt vad som anges här. Dessa arbetspass måste vara upplagda i Agda före överföring, annars får man felmeddelande vid importen i Agda.
I Agda läggs arbetspass upp antingen med eller utan klockslag, beroende på behoven i Agda. Om man inte anger klockslag, är det bara arbetstidens längd som gäller. Anger man klockslag kan man ha flera pass med t ex 8,00 tim. Bara en av dessa metoder kan användas, om denna överföring skall köras, och den valda metoden skall anges i en parameter i PAS innan programmet börjar användas. (Parametern är dold, och underhålls av PAS AB). Baserat på metod, visas de fält som behövs här i PAS-programmet.
Om man inte har klockslag i arbetspassen, är det alltså arbetsdagens längd som styr vilket arbetspass den översätts till. I de fall man t ex har olika scheman (olika tider under dagen) som alla är 8 timmar, får dessa samma arbetspass. Ett förslag är därför att man har ett arbetspass som heter ‘800’ som används för alla 8-timmarsdagar, o s v. Det gäller då även t ex vid nattskift kl 22.00 – 06.00.
I de fall det finns nattscheman med arbetspass över midnatt, sätts passen ihop till ett pass. Passet registreras för påstigningsdagen, d v s då passet inleds (före midnatt).
Överföring görs ej för personer som slutat före angiven period, eller ej är markerade som Egen personal i personregistret.
Före första exporten ska man alltså ange för varje typ av schemadag som används, vad motsvarande arbetspass heter i Agda. Lämpligen startar man med att kontrollera att alla arbetspass som behövs, finns upplagda i Agda. Lägg upp de som saknas. Lediga dagar, lördagar, söndagar och helgdagar har egna arbetspass (som alla avser arbetsfria dagar). Skriv sen ut dem, för att underlätta inläggningen i PAS.
Starta sen överföringsprogrammet i PAS. I rutan Arbetspass (exporteras till Agda) visas eventuella angivna arbetspass. De arbetspass som används i Agda, men som inte är upplagda här, behöver läggas upp före överföring. För varje angivet arbetspass visas i parentes hur lång arbetstid passet motsvarar, och i de fall klockslag används, vilka klockslag som gäller för passet.
Helgdagar och klämdagar
Helgdagar och klämdagar redovisas som lediga dagar i schemat. För helgdagar sätts dock det arbetspass som lagts in som ‘Helgdag’ i listan med arbetspass, enligt nedan. Man kan i programmet dessutom ange om eventuell frånvaro med frånvarokod 36 (uttag klämtid) och/eller kod 37 (uttag helgtid) skall räknas av från schematiden. Det gäller då även vid frånvaro del av dag.
Underhåll av arbetspass
Lediga dagar, lördagar, söndagar och helgdagar underhålls genom att man väljer typ av dag i fältet Dagtyp. Sedan anger man önskat arbetspass i fältet Arbetspass bredvid, och klickar på Lägg till. Arbetspasset visas i listan. Upprepa med de som saknas.
Lägg sen upp alla de arbetspass som saknas, på detta sätt om man har klockslag i arbetspassen:
Ange arbetspassets starttid och sluttid, och passets längd, i respektive fält. Ange önskat arbetspass i fältet Arbetspass. Klicka på Lägg till, och arbetspasset visas i listan.
Lägg annars upp alla de arbetspass som saknas, på detta sätt om man inte har klockslag i arbetspassen:
Ange arbetspassets längd i fältet Norm.tid. Om motsvarande arbetspass har namn lika med siffrorna i arbetstiden enligt förslaget ovan (t ex ‘800’), klicka på knappen med en högerpil så blir arbetspasset ifyllt. I annat fall ange önskat arbetspass i fältet Arbetspass. Klicka på Lägg till, och arbetspasset visas i listan.
Skulle ett arbetspass behöva tas bort, markera det genom att klicka på det, och klicka sen på Radera markerade pass. Tips: Man kan radera flera arbetspass på en gång genom att hålla Ctrl intryckt medans man markerar arbetspass.
Filkopiering
Agda använder en s k inläsningsfil vid import av scheman. Den filen heter i normalfall SCHEMATRANSAR.INL, och levereras av PAS vid installationen. I den filen finns, förutom filbeskrivning, sökväg och filnamn för transaktionsfilen angivet. Därför måste alla eventuella ändringar av sökväg och/eller filnamn göras motsvarande både här i överföringsprogrammet och i den filen. Vi på PAS AB vill helst ha en uppdaterad integrationsfil, om den ändras. Anm: En kopia av inläsningsfilen ska läggas i den mapp där Agda är installerat lokalt, i varje klient som används för att importera schemat i Agda.
Man anger alltså här vad filen ska heta, och var den ska läggas. Det görs i rutan Sökvägar till integrationsfilen…. I normalfall sätter vi upp detta gemensamt vid installationen. Inställningen sparas automatiskt, och behöver alltså bara anges en gång.
Export av schematransar
Ange först, i rutan Anställningsform, om export ska göras för alla eller endast en anst.form.
Ange sedan vilken period som skall föras över, d v s vilka datum överföringen skall omfatta. Det görs antingen genom att skriva respektive datum, eller genom att klicka på nedåtpilen och välja datum i kalendern. Man kan ej föra över schema för framtiden.
Obs: Det är viktigt att hålla noggrann koll på vilka perioder som förts över tidigare. Detta för att det blir fel schema i Agda, om man skulle råka föra över en period igen.
Kontrollera att fälten för hantering av helgtid och klämtid är rätt ifyllda. Dessa inställningar sparas automatiskt till kommande överföringar.
Klicka sen på Exportera, och exporten startar. Detta skapar en exportfil, och sen kvarstår bara att gå in i Agda och importera den.
Anm: Skulle inget arbetspass finnas angiven i PAS som exakt motsvarar arbetstiden en dag, sätts det arbetspass som närmast överstiger den. Systemet ‘avrundar alltså uppåt’. Detta bl a så eventuell frånvaro hel dag ‘ryms’ vid överföring av kalendarietransar. Detta gäller dock bara i de fall man inte har klockslag i arbetspassen. Har man klockslag, måste exakta arbetspass vara upplagda.
