Rapportering av sjuklön till SCB
Här beskrivs hur man gör rapportering av sjuklön till SCB (Statistiska Centralbyrån) i PAS. Detta är en tillvalsmodul.
Det är dag 1 – 14 i sjuklöneperioden som rapporteras. SCB vill helst ha in denna rapportfil varje månad, för avstämning. Man får hålla noga koll på vilka perioder som förts över tidigare.
Modulen består av fyra delmoment/program:
– Beräkning av sjuklönen
– Spara sjuklön för SCB
– Korrigering av rapporterad sjuklön
– Rapportering av sjuklön till SCB
Beräkning av sjuklön
I normalfall sätts det upp en rutin i programmet Extralön under Löneadministration, som beräknar sjuklönen. Den rutinen används på samma sätt som ordinarie löneberedningar. Man anger först rätt period i fliken Avräkningsperioder. Rutinen Extralön 1 gäller tj.män, och Extralön 2 gäller koll.anst. Man kan ange andra perioder än för de ordinarie lönekörningarna, men det underlättar kanske att köra samma perioder.
Det är, precis som vid ordinarie lönekörning, den öppna perioden som körs.
Vid behov kontrollerar man utskrift av sjuklista i fliken Listor och filer. Här ska inte anges något för kopiering av lönefil.
Starta rutinen genom att klicka på Starta…, och välj önskad anst.form eller ’Alla’. Denna rutin skapar ett underlag för att sedan spara undan sjukperioderna i ett särskilt register, vilket görs i rutinen Spara sjuklön för SCB. När man kört, och sparat undan en period enligt nedan, klicka på Stäng avräkningsperiod för att öppna nästa period.
Denna rutin kan köras flera gånger för samma period, om så önskas. Man kanske kommer på att sjukkod saknas i attesten (på närvarokortet), och attesterar in denna i efterhand. Då kan rutinen köras om.
Anm: Denna rutin måste köras, även om man kört ordinarie löneberedning för samma period (då ju även sjuklönen beräknas).
Spara sjuklön för SCB
Starta programmet Spara sjuklön för SCB, som också återfinns under Löneadministration. Här sparar man undan sjukperioderna för tj.män respektive koll.anst, enligt den senaste körningen enligt ovan. Här visas även när man senast skapade underlaget för att nu spara undan sjuklönen i denna rutin, och för vilken period. Detta för att kunna säkerställa så rätt period sparas här.
För att spara denna period, välj först anst.form eller ’Alla’, beroende på vad som skapats enligt ovan. Klicka sedan på Spara sjuklön.
Även denna rutin kan köras om, t ex då man gjort ändring i attesten och sen kört om enligt ovan.
Observera att man inte får köra en ordinarie löneberedning för en annan period mellan det att man beräknar sjuklönen enligt föregående punkt, och denna punkt (då blir fel period sparad)!
Korrigering av rapporterad sjuklön
Om en korrigering av sjukperiod (sjukdag) som tidigare överförts till SCB behöver göras, används programmet Korr. av sjuklön till SCB, som även den återfinns under Löneadministration. Här kan man t ex ändra från hel dag till del av dag, ta bort sjukdag och lägga till sjukdag. Dessa korrigeringar tas sen med vid nästa överföring, d v s man gör ingen extra överföring med bara korrigeringar. Det är hela perioder som rapporteras, med fr o m-t o m datum och antal dagar. Man får vara noggrann så rätt datum anges, o s v. Mer information visas på skärmen.
Man kan även i programmet se vilka sjukperioder som skickats för en viss person, samt vilka korrigeringar som gjorts sen senaste rapportering (i fliken Visa korrigeringar).
För att göra korrigering på en person, ange anst.nr i rutan Anst.nr, eller klicka på pilen och välj i listan. Klicka sen på OK, så öppnas fliken Korrigering. Där visas eventuella gjorda korrigeringar för den valda personen, och ytterligare korrigeringar kan göras.
För att lägga till en sjukperiod (eller del av sjukperiod) som ej rapporterats, klicka på Lägg till… och fyll i aktuella fält.
För att ändra en rapporterad sjukperiod, markera perioden och klicka på Ändra…. Perioden visas i eget fönster, och kan ändras. Spara ändringen med OK.
För att helt radera en felaktigt rapporterad sjukperiod, markera perioden och klicka på Radera. Den markerade perioden blir här markerad ’Borttagen’, och denna radering rapporteras till SCB i nästa överföring.
Om en felaktig korrigering gjorts, kan man ångra den. Markera raden och klicka på Ta bort korr., så tas korrigeringen bort.
Observera att man endast kan korrigera under period som tidigare förts över till SCB!
Rapportering av sjuklön till SCB
När det sen är dags att föra över en (valfri) period till SCB, öppnar man menyn Import/Export och väljer programmet Rapp. av sjuklön till SCB. Detta behöver alltså inte göras för samma period som man kört i de två första punkterna ovan, men det är kanske enklast att utföra alla dessa punkter i ett svep. Man anger period i programmet.
Innan överföring kan göras, måste företagets organisationsnummer anges. Det kan som synes göras här.
Vid rapportering av sjuklön, skapas en textfil med sjukperioderna. Denna fil skapas (lagras) på angiven plats i egna datorn eller på lämplig server. Ange alltså före första överföring var filen skall sparas, för att sen därifrån kopieras till SCB. Man kan klicka på Bläddra och söka sig fram till rätt sökväg. Filnamnet är alltid RAS.TXT, vilket sätts automatiskt. Inställningen sparas automatiskt.
För att skapa en fil, ange rätt period och klicka på Skapa rapport. Då skapas en rapportfil (RAS.TXT), som sen ska skickas (se nedan). Även en lista över filens innehåll skapas, och visas på skärmen. Vi rekommenderar att den skrivs ut, genom att klicka på knappen med skrivarsymbolen, och sparas.
Även denna rutin kan köras flera gånger, t ex om man gjort någon ytterligare korrigering efter första körningen. Man kan dock bara köra om för samma period, eftersom systemet ska kunna nollställa korrigeringar när man överfört dessa till SCB. Därför ska man markera period som överförts, genom att klicka på Rapp. klar när filen är överförd. Efter det kan man påbörja ny, valfri period, och vid behov göra korrigeringar för den nu överförda perioden.
Om man däremot har kört för en period, men upptäcker att det blev fel period, kan man ändra den. Det förutsätter att man inte fört över filen till SCB, eller tryckt på Rapp. klar. För att ändra period, klicka på Nollställ och bekräfta att du vill starta en ny period. Ange sen den korrekta perioden, och klicka igen på Skapa rapport. Notera: Innan den nya perioden körts, visas texten ’Sjuklön har ej rapp. tidigare’ även om man gjort det. Detta för att man just tillfälligt nollställt information om den föregående överföringen. Det är alltså viktigt att noga föra protokoll vilka perioder som förs över till SCB.
Överföring av fil
När ni kontrollerat listan, att det ser bra ut, överför filen till SCB med en av följande metoder, där vi rekommenderar den första metoden.
Via SCB:s hemsida (Webbapplikation):
· Anmäl er hos SCB, att ni önskar göra överföringar via hemsidan.
· Gå in på SCB:s hemsida för detta: https://www.h.scb.se/sjuklon (notera s:et i https, som används då ökad säkerhet behövs).
· Logga in, med de uppgifter ni fått från SCB då ni anmälde er för detta.
· Klicka på Skicka fil till SCB.
· Klicka på Bläddra eller Browse, och öppna mappen där filen RAS.TXT finns enligt den sökväg ni angivit i rutinen Rapportering…, ovan.
· Markera filen RAS.TXT och klicka på Öppna.
· Klicka på Skicka filen, och filen blir överförd.
Tips: Man kan kontrollera tidigare gjorda överföringar under Inskickade filer.
Med ftp-överföring:
Kräver lite mer datamognad, enligt SCB. Vi har ingen mer information än att filnamn behöver registreras. Kontakta SCB själva (Kontaktperson Fredrik Rahm, 019-17 65 97, om inte detta ändrats) för att höra hur ni gör, om ni önskar använda denna metod. Meddela oss om PAS behöver göra något, t ex angående filnamn.
Via diskett:
Om denna metod valts, kopieras filen med punkten Rapportering… ovan, till diskett. Man ska alltså i normalfall ange sökvägen ‘A:\’. Sätt därför i en formaterad, tom diskett innan den rutinen körs.
Märk disketten med organisationsnummer, vilken period som skickas och kontaktperson hos er.
Skicka disketten till:
Statistiska Centralbyrån
AM SJLA
701 89 ÖREBRO
