Matbeställning – Utökad version

Allmänt

Här beskrivs den utökade versionen av matbeställning, d v s då man även anger maträtter. För att läsa om basverionen, utan maträtter, läs här.

Detta program används till två saker:

1. Dels för att administrera maträtter. Läs mer nedan.

2. Dessutom för att göra uppföljning på gjorda matbeställningar, antingen för innevarande dag eller tidigare dagar. När programmet öppnas är utskriftsfliken aktiverad, och utskrift av innevarande dag förvalt. Detta genom att det står dagens datum i rutan Period (fr.o.m – t.o.m) upptill, och att fältet Vald dags matbeställningar i rutan Utskriftstyp nedtill är markerad.

Notera: Så länge Vald dags matbeställningar är markerad, kan man endast göra uppföljning av en dag, och t.o.m-datum är utgråat i periodrutan. För att följa upp en period, markera Vald periods antal matbeställningar nedtill först. Läs mer nedan.

Uppföljning av en dag

Gör så här:

· Kontrollera att fältet Vald dags matbeställningar är markerad i rutan Utskriftstyp nedtill.

· Välj önskad dag i rutan Period (fr.o.m – t.o.m) upptill. Dagens datum är förvalt vid start av programmet, men det kan ändras genom att skriva ett tidigare datum, eller klicka på pilen bredvid fältet och välja dag i kalendern som visas.

· Välj önskad anställningsform, eller Alla, i rutan Anställningsform.

· Ange i rutan Egen personal om hänsyn ska tas till fältet Egen personal i personregistret. Välj t ex Ja om bara anställd egen personal ska omfattas av uppföljningen.

· Välj i rutan Beställningar om uppföljning ska göras för alla matbeställningar, bara egna matbeställningar (d v s alla utom handledarbeställningar) eller bara handledarbeställningar (handlagda). Läs mer om handledarbeställning här.

· I de fall man inte önskar få med alla personer (förvalt) i uppföljningen, gör ett urval i rutan Välj anst.nr/org.enhet. För att välja anst.nr, klicka för Anst.nr till vänster. För över önskade personer till rutan Valda på sedvanligt sätt. Läs här om du är osäker hur man gör det. Notera att man kan välja en organisationsenhet i fältet ovanför rutan Tillgängliga, för att få bara de som hör till den org.enheten i listan för tillgängliga. För att få med alla personer i vissa org.enheter, enligt urval gjorda ovan, klicka för Org.enhet till vänster och uppdatera rutan Valda med önskade org.enheter.

· Om man bara önskar veta antal matbeställningar per maträtt den aktuella dagen, kontrollera så fältet Redovisa personer inte är förbockad. Eventuella handledarbeställningar är medräknade.

· Om man även önskar veta vilka som gjort matbeställningar den aktuella dagen, kontrollera så fältet Redovisa personer är förbockad. I resultatet visas först, sorterat på anställningsnummer, alla som gjort en beställning och vilken maträtt de valt. Efter det visas alla eventuella handledarbeställningar (men ej vem som gjort dem). Listan avslutas med en summering per maträtt och totalt.

· Klicka på Granska för att visa resultatet på skärmen, eller på Skriv ut för att skriva ut resultatet.

Uppföljning av period

Gör så här:

· Kontrollera att fältet Vald periods antal matbeställningar är markerad i rutan Utskriftstyp nedtill.

· Välj önskad period i rutan Period (fr.o.m – t.o.m) upptill. Ändra datum antingen genom att skriva över befintliga datum, eller klicka på pilen bredvid fälten och välja dag i kalendern som visas.

· Gör övriga urval av personer på samma sätt som beskrivet ovan.

· Klicka på Granska för att visa resultatet på skärmen, eller på Skriv ut för att skriva ut resultatet.

I resultatet syns alla personer som gjort matbeställningar under perioden, sorterat på anställningsnummer. Det redovisas hur många egna matbeställningar respektive person gjort i perioden. Eventuella handledarbeställningar redovisas separat, och man ser för vem de gjorts under rubriken Handlagd åt.

Listan avslutas med en totalsumma beställningar under perioden.

Maträtter

Klicka på fliken Maträtter för att administrera de olika maträtterna som finns att välja bland under kommande dagar. Detta behöver vara gjort av någon administratör i PAS, innan respektive dag inträffar. Det är alltså de maträtter man anger här för respektive dag, som personalen sen kan välja bland vid matbeställning i Rapportsystemet.

Dialogrutan består av två delar. Överst syns en ruta kallad Schema. Där visas inlagda maträtter för den dag som visas, och där lägger man till nya maträtter. Se nedan. Man kan byta dag om så önskas, antingen genom att klicka på pilen bredvid datumet och välja ny dag i kalendern som visas, eller klicka på Föreg dag respektive Nästa dag.

Under denna ruta visas en ruta kallad Tillgängliga maträtter. Där lagras automatiskt alla tidigare angivna maträtter. Detta är för att underlätta vid registrering av maträtter för en dag, då programmet letar bland de tidigare maträtterna och underlättar ifyllandet då en maträtt återkommer.

Ange maträtter för en dag

Gör så här:

· När man öppnar fliken är datumet satt på innevarande dag. Ändra datum, som beskrivet ovan, om det är en annan dag som ska underhållas.

· Hoppa med Tab till fältet Maträtt (eller klicka där). Börja skriva in första maträtten. Vartefter man skriver, visas förslag på maträtt från listan med tidigare maträtter, om stavningen matchar. Man kan även bläddra med piltangenterna bland tidigare maträtter. Om rätt maträtt visas, hoppa till nästa fält med Tab. Skriv annars färdigt maträtten, och ta sen Tab.

· I normalfall vill man ange ett senaste klockslag då man ska kunna göra matbeställning, ‘deadline’. Om så är fallet, ange den tidpunkten i fältet Deadline. Anm: Om man försöker göra matbeställning efter denna tidpunkt, får man ett felmeddelande om detta.

· Tryck sen Enter eller klicka på Lägg till. Maträtten läggs till i listan över dagens maträtter. Om det var en ny maträtt, läggs den även till i listan med tillgängliga maträtter.

· Upprepa denna manöver tills alla maträtter lagts in för aktuell dag. Om det blir fel maträtt i listan, markera den felaktiga och klicka på Radera till höger om listan.

· Ska man sen fortsätta med nästa dag, klicka på Nästa dag och underhåll den på samma sätt.

Notera: Inlagda maträtter sparas för dagen vartefter man tar Lägg till, d v s man behöver sen inte bekräfta med OK eller Verkställ (som därför ej finns).

Tillgängliga maträtter

Här lagras alltså automatiskt alla inlagda maträtter. Listan behöver normalt ej underhållas, men möjlighet finns:

För att lägga in en maträtt i listan, fast den inte är aktuell att ange för en viss dag, klicka på Lägg till och ange maträtten.

För att ändra namn på en maträtt i listan, t ex efter felstavning, klicka på Ändra och justera namnet.

Notera: Här sparas en maträtt så fort den skiljer sig det minsta från tidigare maträtter. Om en maträtt kan stavas på två sätt, kanske bara den ena behöver sparas. Har båda blivit upplagda, markerar man den oönskade i listan, och klickar på Radera under listan.