Attestering av närvarokort

Allmänt

Alla närvarokort skall attesteras periodvis. Detta görs i modulen Närvaro/Frånvaro > Attest i huvudmenyn.

Arbetsgången är i korthet:

1. Alla tider och koder som kräver ändring, justeras i närvarokortet för hela perioden (veckan).

2. Närvarokortet räknas om, om ändringar gjorts.

3. Eventuellt nödvändiga justeringar av övertids- och frånvarotidssummor görs.

4. Eventuellt nödvändiga justeringar av restid görs om denna modul finns i bruk.

5. Avsluta med att attestera kortet.

Urval

Först väljer du nedtill i rutan Period den tidsperiod, som attesten gäller. Veckonumret, och de datum veckan omfattar, framgår i rubriken. Här finns också möjlighet att i rutan Ange vilka dagar markera om attesten skall gälla endast en del av veckan. Det kan vara användbart om du t ex vid ett månadsskifte måste bryta för att köra lön under veckan. Det vanliga är dock att man attesterar hela veckor, även om man senare bryter löneperioden mitt i veckan.

I rutan Urvalstyp, markerar du sedan i vilken ordning närvarokorten ska attesteras. Organisationsenhet, är förvalsmarkerad. Du väljer organisationsenhet genom att markera aktuell enhet i rutan Organisationsenhet. Systemet visar nu personerna sorterade på anställningsnummer i rutan Person. Vill du starta med en viss person, markerar du denne och klickar sedan på fliken Närv.kort. Därefter kommer de följande personerna i nummerordning, vid bläddring.

Väljer du alternativet Alla i rutan Urvalstyp visas samtliga personer sorterade direkt på anställningsnummer. Möjlighet finns dock att i rutan Sortera efter ange sortering på organisationsenhet.

Du kan också söka efter personer direkt genom att i rutan Urvalstyp klicka på knappen Sök person(er). Då visas dialogrutan Sök enskild person där du valfritt kan söka på anställningsnummer, förnamn eller efternamn. Markera först något av dessa alternativ och skriv sedan i rutan Söksträng t ex anställningsnummer om du valt detta. Klicka därefter på knappen OK och den sökta personen visas.

Sökningen kan i själva verket börja redan när den första siffran eller bokstaven skrivits in. Skriver du exempelvis siffran 5 visas direkt samtliga personer vars anställningsnummer börjar med denna siffra när du klickar på OK. Lägger du till ytterligare en siffra , t ex 52, visas på motsvarande sätt alla personer som börjar på 52. I varje led är det därför möjligt att identifiera rätt person.

I rutan Attesterade finns valmöjligheten Visa endast ej attesterade, som innebär att bara närvarokort som ännu ej attesterats visas vid bläddring. Funktionen kan med fördel användas om du vet att du ibland måste avbryta för att göra annat. Du får på detta sätt hjälp av systemet att hitta nästa kort, som står på tur att attesteras när arbetet återupptas. Rutinen kan också användas för att kontrollera att samtliga aktuella personers närvarokort blivit attesterade.

I rutan Anställningsform anger du om attesten bara skall avse en viss anställningsform, t ex kollektivanställda. Notera dock, att i detta program, liksom i nästan alla program i PAS, visas endast de personer som man är behörig till enligt vad som satts upp i behörighetssystemet. Om t ex en arbetsledare är behörig till endast kollektivanställda på en organisationsenhet, visas endast dessa personer i listan, och arbetsledaren behöver aldrig välja Kollektivanställda i rutan Anställningsform o s v.

I rutan Godkända anger du om programmet skall söka ut bara de som, i Rapportprogrammet, godkänt sina tider för perioden (veckan), eller de som inte godkänt sina tider. Notera: Detta urval fungerar lite annorlunda mot valen i rutan Attesterade. Om man här söker Visa endast godkända kommer de med som har minst en godkänd dag i perioden (veckan). Om man söker Visa endast ej godkända kommer de med som har minst en icke godkänd dag i perioden.

Anm: Det är valfritt, om detta med att godkänna sina tider ska användas eller ej.

Vartefter dessa val görs, uppdateras listan med tillgängliga personer i rutan Person.

När allt fyllts i, som behövs enligt ovan, klickar du på fliken Närv.kort.

Närvarokort

Enligt det urval du gjort i fliken Urval, visas närvarokorten med början från den första personen som du markerat. Upptill visas anställningsnummer, namn, tidkod samt besked om huruvida kortet kan attesteras direkt eller ej. Finns t ex larm om att någon kod saknas (röd ruta), måste det först rättas. I detta läge är alla stämplade tider och koder på kortet ändringsbara med ett viktigt undantag:

Observera: Om PAS löneberedning finns installerad, visas redan lönebehandlade dagar som inaktiva (utgråade) i attesten. En påminnelse om att det finns lönebehandlade dagar visas i blå text uppe till höger i dialogrutan. Dessutom finns i Grundparametrar en parameter för att spärra ändringar redan av dagar i lönekörd period, som alltså ännu inte stängts. Ibland händer det nog annars att man kört en löneberedning, och efter det gör någon attestansvarig en ändring på ett närvarokort i löneperioden, men meddelar inte löneansvarig att det gjorts. Kör man då inte om löneberedningen, kommer ändringen inte med till lönesystemet. Denna spärr hindrar detta. Spärren gäller i så fall användare som inte hör till menygruppen Administratörer. Anm: Om denna spärr är satt, visas texten Löneb. dagar inaktiva uppe till höger.

Upptill till höger visas även om dagarna som visas (oftast hel vecka) är Godkända (i Rapportsystemet) av den anställde eller ej. Det finns inget krav i systemet att kort måste vara godkända, för att kunna attesteras.

På närvarokortet visas de tider systemet beräknat närvarotiden mot, det s k beräkningsunderlaget. För anställda med fasttidkoder (ej flextidkod) kan dessa inte ändras. Har t ex en instämpling gjorts 06:55 och tidkodens kom-tid är 07:00, visas 07:00 o s v. Mellanskillnaden redovisas nedtill som diff.tid (se nedan). För att ändra tider för person med fasttidkod, måste man först klicka på Ursprung uppe till vänster (vilket bara visas när närvarokort med fasttidkod kommer upp).

Nedtill på närvarokortet visas summerad närvarotid, övertid, frånvarotid och flextid eller diff.tid för de dagar som visas.

Här visas även ordet Krock! med röd text, i de fall en s k ‘krock av flex.alternativ’ uppstått, d v s att systemet ej kunnat avgöra hur övertid och frånvaro skall beräknas. Det sker då alla dessa förutsättningar uppfylls:

– personen har flexibel arbetstid

– det finns flera olika koder samma dag

– dessa koder har olika flex.alternativ

– dessa flex.alternativ kan ej logiskt ‘uppfyllas’ under samma dag

Ett typiskt exempel: En person har frånvaro på morgonen, med en frv.kod uppsatt att ge frånvaro under hela det passet (flex.alternativ 5). Samma dag gör personen övertid, med en övertidskod uppsatt att ge övertid för allt utöver ordinarie tid (flex.alternativ 3). Villkoren för båda dessa koder kan ej uppfyllas, d v s en logisk ‘krock’ har uppstått, och larm visas. I dessa situationer behöver man vanligen justera övertiden, frånvarotiden eller både och. Läs mer om detta nedan.

Under det visas vissa tidsaldon. Dessa värden gäller som regel till senast attesterade vecka, d v s om man har ett attesterat närvarokort framme så gäller saldona t o m den vecka som visas. Vissa saldon uppdateras dock bara vid lönekörningar. Läs mer under Huvudprogram för Löneberedning.

Man kan delvis styra vilka saldon som visas här, läs under Benämning av saldon.

Justeringar

Du ändrar en tid genom att t ex dubbelklicka i aktuell tidruta och skriva in en ny tid. Vid behov klickar du sedan i en kodruta och väljer kod från listan med tillgängliga koder som visas, genom att klicka på den. Notera att här visas alla upplagda koder, även sådana som i förekommande fall satts upp att ej visas i närvarorapporteringen. Alternativt kan du förflytta dig i dialogrutan med Tab eller piltangenterna, och skriva in t ex kodnummer direkt. Kod kan bara anges om det finns en tillhörande stämpling, utom vid hel frånvarodag.

Maximalt fyra IN- och fyra UT-stämplingar kan anges per dag. Skulle tillfälligtvis fler behövas, kan man antingen ta bort någon raststämpling (raster som ej stämplats, dras av som normraster från närvarotiden ändå), eller slå ihop två frånvarotillfällen med samma frånvarokod.

För anställda med flextidkod, räknas flextiden om för den dag som ändras. Den sätts lika med den tid som behövs för att summan för dagen alltid ska bli lika med schemalagd tid. D v s, om man t ex minskar övertid med 2 tim, ökar flexen med 2 tim.

För anställda med fasttidkod är det också viktigt att kontrollera att den s k diff.tiden inte är onormalt hög. Diff.tid används inte senare i systemet. Den anges här, för att kunna kontrolleras att ingen övertidskod glömts bort vid stämpling. Skulle t ex en anställd avverka ett övertidspass på en i normala fall ledig dag, utan att ange övertidskod på instämplingen, redovisas hela passet som diff.tid. En kod måste därför läggas på instämplingen, och efter omräkning redovisas passet som närvaro och övertid. I förekommande fall kan även systemet larma då en hög diff.tid förekommer. Läs mer under Larmgräns för diff.tid.

Ibland behöver man justera den av systemet uträknade frånvaro- eller övertiden. Exempelvis kan det eventuellt behövas då det finns flera olika koder under samma dag. Anm: Sådan justering kan ej utföras om det finns rödmarkerad stämpling under perioden, d v s då kod fattas. För detta ändamål visas små knappar med tre punkter vid varje dag där det finns en kod.

Du gör en justering genom att klicka på knappen bredvid den övertids- eller frånvarotidsruta som behöver justeras. Du får då upp detaljformuläret Justera Övertid/Frånvarotid. Läs mer om detta nedan.

Nedtill på närvarokortet finns en rad där man kan skriva en anmärkning/kommentar för just det aktuella närvarokortet. Det är ett fritextfält, som visas varje gång kortet tas fram, oavsett användare. Det kan t ex vara bra att här notera om man gjort en viss ändring på kortet.

Finns modulen Restid installerad, visas ev. registreringar som summatider i en rad under raden Flextid. Restid registreras som tid före och/eller efter ordinarie arbetstid. Hänsyn måste dock tas till påverkande faktorer såsom ev. övertid m m. Det är därför viktigt att alla stämplingar för varje aktuell resdag först kontrolleras och vid behov justeras. För att se restidsangivelserna klickar du på knappen Restid i knappraden. Välj därefter dag i dialogrutan Restid och klicka på OK. Då visas dialogrutan Restider ( och datum ). I den rutan framgår vilka tider som registrerats just den dagen samt summatiden. Om ändringsbehov föreligger klickar du bara i ruta för ruta för de tider som skall ändras och ange de nya tiderna. Klicka till slut på OK för att återvända till Attest.

Om du ändrar ett klockslag eller en kod måste du räkna om. Efter en sådan ändring klickar du därför först på knappen Räkna om. Om texten, uppe till höger, nu visar att kortet är attesterbart klickar du på antingen knappen Attestera som omedelbart attesterar kortet i ändrat skick, eller på knappen Spara för att spara ändringarna för senare attestering.

Det är parameterstyrt om programmet automatiskt skall byta till nästa person då man attesterar den föregående, eller ej. Denna parameter sätts av personal från PAS vid installation/kurs, i samråd med er. Hör av er till oss om ni vill ändra inställningen.

Om programmet inte är satt att bläddra till nästa person, klicka efter attest på Nästa person eller Föregående person för att fortsätta. Du kan också byta till nästa eller föregående vecka för den person som visas eller klicka på fliken Urval för att göra ett helt nytt urval.

Anm: Om det finns en eller flera dagar under perioden (veckan) som ej är överförda till närvarokortet, visas en dialogruta kallad Grundstämplingar, med information om detta. Läs mer här.

Ursprung

Tider och koder som finns i närvarokort med fasttidkod, kan inte ändras då Beräkningsunderlaget visas på närvarokortet. För att göra ändringar måste du först klicka på Ursprung upptill (som bara visas när närvarokortet gäller fasttidkod).

Då man klickar på Ursprung visas de ursprungligen stämplade tiderna i ändringsbart skick. Här kan du göra alla behövliga ändringar för hela perioden.

Man kan här ändra tider och koder på samma sätt som beskrivet ovan.

När alla ändringar är gjorda klickar du på Räkna om, varmed de dagar där man gjort en förändring räknas om. Detta medför också att du återvänder till Beräkningsunderlaget.

Justera övertid och/eller frånvarotid

I den här dialogrutan ser du dels de stämplade tiderna den aktuella dagen med koder och dels de av systemet uträknade avvikelsetiderna i detalj. Klicka i den ruta där du vill göra en justering och skriv in den önskade tiden. Klicka därefter på OK och du är tillbaka i Närvarokort. Du ska inte göra någon ny omräkning efter justeringen, för då återställs ursprungsberäkningen och justeringen måste göras på nytt.

Anm: För att justera frånvarotider, öppna denna dialogruta genom att klicka på knappen bredvid summa frånvaro, och motsvarande för övertid.

Närliggande information:

– Arbetsscheman

– Flextidsregler

– Underhåll av saldon