Grundparametrar

Allmänt

I PAS finns möjligheter att i många avseenden styra systemets beteende via parameterinställningar. Dessa parametrar ställs i allmänhet in vid uppsättningen av systemet och ändras därefter mycket sällan. Ändringar kan i allmänhet bara göras av systemadministratören. Här följer därför en summarisk beskrivning.

För att göra en ändring öppnar du dialogrutan Grundparametrar i huvudmenyn genom att välja Grund > Grundparametrar. Programmet består av flikarna Diverse och Rapportsystem, och i förekommande fall även E-post.

Fliken Diverse

Här finns parametrar som ej rör rapportsystemet, enligt följande:

Företagsinformation

I rutan Företagsinformation anges namnet på den enhet eller det företag, som inställningarna gäller. Detta namn visas t ex på utskrivna listor, och är begränsat till 20 tecken för att rymmas på alla listor.

Dessutom finns möjlighet att lägga in organisationsnummer, vilket bara behövs i undantagsfall.

Visa tid som

I rutan Visa tid som kan man bestämma hur tiden skall visas i dialoger och rapporter. Internt räknar systemet alltid i timmar och hundradelar av timmar. Om tiden visas utåt i detta format kan det dock upplevas som obekvämt. Därför går det att i denna ruta ställa om visningen till timmar och minuter.

Ytterligare en variant finns. Den utgör ett slags mellanläge, som visar klockslag i timmar och minuter (med kolon), och övriga tidsangivelse i timmar och hundradelar av timmar (med kommatecken), vilket ibland kan vara praktiskt.

Notera att tiderna i rapportsystemet alltid visas i timmar och minuter, oavsett denna parameter.

Klicka på nedpilen och markera önskat alternativ.

Notera: Denna inställning gäller för alla PAS-användare, varför det rekommenderas att man återställer parametern till det överenskomna om man gjort en tillfällig ändring.

Attestering

Denna parameter, Lönekörda dagar får ej ändras, gäller kunder som kör PAS löneberedning. Ibland händer det att man kört en löneberedning och efter det gör någon attestansvarig en ändring på ett närvarokort i löneperioden, men meddelar inte löneansvarig att det gjorts. Kör man då inte om löneberedningen, kommer ändringen inte med till lönesystemet. Här kan man därför ange att ändring i attesten ska spärras, för dagar som är lönebehandlade i löneberedning. Det gäller i så fall användare som inte hör till menygruppen Administratörer.

Anm: Det finns oavsett denna parameter en spärr mot ändring av dag i stängd löneperiod, som omfattar alla användare.

Fliken Rapportsystem

Här anges parametrar för rapportsystemet i PAS, enligt följande:

Arbetsrapportering

Arbetsrapportering är en mycket användbar funktion som används för att rapportera tid på projekt, aktivitet m.m. Om man av någon anledning tillfälligt vill inaktivera denna funktion så avmarkerar man Aktiverad.

Funktionen är inte tillgänglig i licensmodell Small.

Identifikationsparametrar

I rutan Identifikationsparametrar kan man bestämma om lösenordsfunktionen för stämpling i rapportsystemet skall vara aktiverad och om det skall vara möjligt för anställda att själva ändra sina lösenord. Du gör detta genom att bocka för alternativet Ändra eget lösenord. Om funktionen inte är förbockad, betyder det att ändringar av lösenord inte kan göras av de anställda själva utan måste göras av systemadministratören.

Om enbart anställningsnumret skall gå att använda för stämpling i rapportsystemet bockmarkeras rutan Stämpla endast med anst.nr. (Alternativet Ändra eget lösenord gråas då ut oberoende av om det är markerat eller ej, då den parametern inte längre är aktuell).

Fråga efter övertidskod

I de fall man har personer som arbetar enligt fast tidkod, d v s ej har flexibel arbetstid, kan man här ange om systemet skall påminna om övertidskod då man stämplar utanför ordinarie tid och ej angivit övertidskod. Bocka då för fältet här. Ange sen i hundradelar hur mycket tid utanför ordinarie tid som anses normalt, d v s då systemet ej ska fråga efter kod.

Minska dagens första stämpling

Om klienterna regelmässigt stängs ned på kvällen för att startas igen nästa morgon kan t ex den som kommer först till arbetsplatsen tvingas lägga ned viss tid på att starta en klient för att kunna stämpla in. I PAS finns möjlighet att kompensera varje individs första stämpling för dagen med ett tillägg på närvarotiden. Funktionen aktiveras genom att i rutan Minska dagens första stämpling välja bland alternativen vilka som ska ha funktionen. Läs nedan om valen. I samband med detta visas en ny ruta där överenskommet antal minuter kan anges.

Rätta egna tider och koder

Om de anställda själva skall kunna rätta sina egna tider och koder, ska funktionen Rätta egna tider och koder aktiveras. Välj vilka som ska ha funktionen, i rutan Rätta egna tider och koder. Läs nedan om valen. I PAS rapportsystem kommer nu funktionen Korrigering fungera så att vald personal kan korrigera och lägga till både tider och koder.

Rätta egna koder

Om de anställda själva enbart skall kunna rätta sina egna koder, ska funktionen Rätta egna tider och koder vara avaktiverad, och funktionen Rätta egna koder aktiveras för valda personer. Läs nedan om valen. I PAS rapportsystem kommer nu funktionen Korrigering fungera så att vald personal kan korrigera och lägga till koder, men inte tider.

Manuell stämpling

Möjligheterna att göra manuella stämplingar i PAS rapportsystem kan styras med hjälp av parametern Manuell stämpling. Aktivera funktionen för de som ska funktionen, genom att välja bland alternativen. Läs nedan om valen. Detta medför att fältet Manuell visas i rapportsystemet. Notera att man oavsett denna inställning alltid kan registrera avglömd stämpling innan nästa ordinarie stämpling görs. Detta är användbart t ex då man glömt stämpla ut en dag, och då får en påminnelse om detta före inregistrering nästa dag. Sådan korrigering är alltså möjlig, även om denna parameter ej är satt.

Alternativ för att aktivera funktion

Dessa valmöjligheter finns för vissa av ovanstående funktioner:

Val
Beskrivning




Ingen
Ingen person får aktuell funktion.




Alla
Alla personer får aktuell funktion.




Tjänstemän
Tjänstemän får aktuell funktion.




Koll.anst
Kollektivanställda får aktuell funktion.




Individuellt
Valda personer får aktuell funktion. Knappen Detaljer aktiveras om man väljer detta alternativ. Klicka på den, och bocka för de personer som ska ha aktuell funktion, i dialogrutan som visas. Spara urvalet med OK eller Verkställ.

Tips: Om de flesta ska ha funktionen, klicka på Alla för att bocka för alla, och ta sen bort bocken på de som inte ska ha funktionen.

Om bara några ska ha funktionen, men många är förbockade, klicka på Inga för att ta bort bocken på alla. Bocka sen för de som ska ha funktionen.

Fliken E-post

Vissa listor och meddelanden kan skickas med e-post till en eller flera användare, bl.a. avvikelselistan i nattkörningen. I fliken E-post anger man uppgifter som gör det möjligt att skicka dessa listor.

Ange uppgifter för det mailkonto som ska användas för att skicka e-posten (ni rekommenderas att skapa ett nytt konto för detta syfte hos er e-postleverantör). Det brukar vara IT-avdelningen på företaget som kan tillhandahålla denna information.

· Ange mailkontots e-postadress som avsändare.

· Ange DNS-namn eller IP-adress i Server för utgående e-post (SMTP), t.ex. smtp.server.com.

· Ange vilken Port som används, vanligen 25 eller 587.

· Ange användare och lösenord för det valda mailkontot.

· Kryssa i om Autentisering krävs eller ej.

· Kryptering stöds ej.

Om allt är rätt inställt så ska det hädanefter komma e-post till den/de användare som valt att få e-post skickade till sig i modulen Användare, fliken E-postmeddelanden. Det kan även finnas andra funktioner i PAS som använder e-postinställningarna i denna flik.

Knappen Parametrar

Under knappen Parametrar nere till vänster finns en funktion för att i undantagsfall underhålla parametrar som inte visas med förklarande texter m m på annan plats i PAS. Sådant underhåll får endast göras med instruktioner från PAS AB!