Import av personregister från Agda PS

Allmänt

Denna tillvalsmodul hittar du i förekommande fall under Import > Personregister från Agda PS. Den används för att importera personuppgifter som kommer från Agda PS, in i personregistret i PAS. Innan denna rutin körs, skall man ha skapat en eller flera exportfiler från Agda. Klicka här om du vill läsa hur man skapar sådana filer.

Nyanställda personer som lagts upp i Agda, men inte i PAS, läggs upp i PAS vid denna import. Notera då, att om man väljer att bara importera vissa fält (läs mer nedan), är det extra viktigt att gå in i underhåll av personregister efter denna import och komplettera personuppgiften.

Notera även att vissa fält i PAS personregister inte finns i Agdas personregister, t ex Lösenord och Tidregistrerar. De måste underhållas direkt i PAS.

Borttagning av personer som slutat, kan av säkerhetsskäl inte göras med import/export. Personer får alltså tas bort manuellt ur båda systemen, vilket normalt görs vid samma tidpunkt (i början av ett år, då man är helt klar med föregående år).

Det finns några parametrar, som styr importen. Dessa läggs in före första importen, under knappen Parametrar, och behöver normalt ej ändras sedan. Läs mer om dessa nedan.

Före första importen ska man även ange var programmet hittar Agdas transaktionsfiler, d v s de som skapas vid export i Agda. Det gör man längst ner, i fälten i rutan Sökvägar till integrationsfiler…. Olika sökväg kan anges för tjänstemän och kollektivanställda, vid behov (gäller t ex om man har dessa i olika företag i Agda). Om man däremot har alla anställda i samma företag i Agda, och avser att alltid före över alla personer samtidigt, räcker det att ange sökväg i fältet för ‘Alla’. Klicka på Bläddra vid fältet där sökväg ska anges, och leta upp den mapp där Agda finns installerad, och (om man skapat filen i Agda) filen finns. Filnamnet styrs av vad som angivits i parametrarna, så här anges bara sökvägen. När du öppnat rätt Agda-mapp, klicka på Öppna (eller Open).

Notera att dessa inställningar sparas automatiskt, och gäller alla som kör denna import i PAS. Det medför, att om Agda finns installerad med olika sökväg i olika klienter, får man antingen ändra här beroende på i vilken klient man skapat transaktionsfilen, eller alltid köra utläggningen (i Agda) i en och samma klient.

Nedtill visas om det finns tillgängliga filer i den sökväg som gäller för vald anst.form. Detta står med grön text, om filerna är skapade innevarande dag, annars med röd text. Anm: Programmet letar bara efter den/de filer som behövs för den kolumn som är angiven, och visar status för den/de filerna. Om en fil inte behövs, står inget alls efter den filen!

Import av personuppgifter

Ange först, i rutan Anställningsform, om import ska göras för alla eller endast en anst.form.

I rutan Uppdatera fält till höger, visas de fält som är möjliga att få uppdaterade med importen. Här kan man välja exakt vilka av dessa fält man önskar uppdaterade, vid just den aktuella importen. Detta görs genom att bocka för bara de fält man vill uppdatera, i en av de fem kolumnerna (1-5), och sedan ange vilken kolumn man använt sig av, i fältet Ange vilken kolumn… till vänster. När man sen kör själva importen, uppdateras bara de fält som är förbockade i den kolumn som angivits här.

Ett exempel: Du vill bara importera semesterdagar. Detta bedömer du som en återkommande överföring, och vill reservera en kolumn för detta. Kolumn 1 används lämpligen vid uppdatering av alla tillgängliga fält, så där ska alla fält vara förbockade. Därför tar du t ex kolumn 2 (om den är ’ledig’) och bockar för bara fälten för semesterdagar. Kontrollera så inga andra fält är förbockade. Dessa inställningar sparas automatiskt, så det behöver inte upprepas varje gång. Skriv sen en tvåa i kolumn-fältet till vänster, att det är kolumn 2 som ska användas vid denna import.

Klicka här för att se en fullständig lista över de fält som kan importeras.

Kontrollera till sist att de filer som behövs för överföringen finns tillgängliga, och att de är från idag. Det syns efter Datum på integrationsfilen: längst ner, och står med grön text om den är från idag (annars röd text). Observera att inte alltid alla filer behövs (se ovan).

Klicka sen på Importera, och importen startar. Om det är angivet att några saldon ska uppdateras, kontrollerar programmet att ni kört, och stängt, någon löneperiod i PAS. Detta så den vet per vilken dag som saldona gäller, d v s på vilken dag i vårat saldoregister som saldona ska läggas in. Om denna uppgift om datum saknas, frågar systemet efter vilken dag som saldona ska läggas på. Detta görs för tj.män och koll.anst var för sig.

Parametrar för överföringen

I fliken Timlön anger man vilka lönearter respektive timlöner och/eller månadslön har i Agda, om de ska överföras till PAS. Detta så importprogrammet vet vad som är motsvarande PAS-fält. Man behöver bara ange löneart på fält som kan komma att överföras.

För att koppla timlöner i Agda till timlöner i PAS, anger man för respektive PAS-fält vilken löneart timlönen har i Agda. Dessa lönearter har angivits vid uppsättning av exporten i Agda.

Anm: Även om man här anger lönearter, måste motsvarande fält vara markerade i den kolumn man anger på föregående bild, för att de ska uppdateras vid importen.

I fliken Filnamn anges vad respektive exportfil heter som skapas i Agda. I normalfall heter den första Pas personuppgifter.csv, den andra heter Pas Fasta arter.csv och den tredje heter Pas semesterdagar.csv.

Anm: Om filerna får ändelsen .xls i st f .csv har man inte satt upp listgeneratorn rätt i Agda. Läs mer under Export av persontransar ur Agda PS.