Import av personregister från Hogia
Allmänt
Denna tillvalsmodul hittar du i förekommande fall under Import > Personregister från Hogia. Den används för att automatiskt uppdatera personregistret från personregistret i Hogia Lön Plus. Man behöver alltså inte skapa någon exportfil i Hogia, utan denna funktion läser direkt i Hogia databas. Man väljer här om den ska uppdatera alla poster, eller bara de som förändrats sen senaste uppdatering. Läs mer nedan.
Anm: Denna uppdatering av PAS går hittills bara att göra om man har Hogia installerat i SQL-databas, och inte i Access-databas. Däremot kan man överföra personuppgifter till Hogia oavsett databastyp.
Nyanställda personer som lagts upp i Hogia, men inte i PAS, kan läggas upp i PAS vid denna uppdatering (import). Man får en kontrollfråga då nyupplagd person hittas. Väljer man då att denna person ska läggas upp, är det viktigt att gå in i underhåll av personregister efter denna import och komplettera personuppgiften. Vissa fält i PAS’ personregister som inte finns i Hogias personregister, t ex Tidregistrerar och Egen personal, blir automatiskt markerade vid uppläggning av nya personer.
Borttagning av personer som slutat, kan av säkerhetsskäl inte göras med denna uppdatering. Personer får alltså tas bort manuellt ur båda systemen, vilket normalt görs vid samma tidpunkt (vanligen i början av ett år, då man är helt klar med föregående år).
Notera: Uppdatering av inaktiva personer sker inte. Om en inaktiv person ska återkomma i tjänst, får man först återaktivera personen i PAS’ personregister, varvid vissa kontroller sker, och sen kan personen uppdateras med import från Hogia.
Det finns några parametrar, som styr importen. Dessa läggs in före första importen, under knappen Parametrar, och behöver normalt ej ändras sedan. Läs mer om dessa nedan.
Uppdatering (import)
Ange först, i rutan Anställningsform, om import ska göras för alla personer eller endast en anst.form.
Välj sedan om import ska göras för alla dessa personer, eller bara för de personer som ändrats i Hogia sen senaste uppdatering. Här visas när man senast gjorde uppdatering, för den anst.form som är markerad.
I rutan Uppdatera fält till höger, visas de fält som är möjliga att få uppdaterade med importen. Här kan man välja exakt vilka av dessa fält man önskar uppdaterade, vid just den aktuella importen. Detta görs genom att bocka för bara de fält man vill uppdatera, i en av de fem kolumnerna (1-5), och sedan ange vilken kolumn man använt sig av, i fältet Ange vilken kolumn… till vänster. När man sen kör själva importen, uppdateras bara de fält som är förbockade i den kolumn som angivits här.
Ett exempel: Du vill bara importera semesterdagar. Detta bedömer du som en återkommande överföring, och vill reservera en kolumn för detta. Kolumn 1 används lämpligen vid uppdatering av alla tillgängliga fält, så där ska alla fält vara förbockade. Därför tar du t ex kolumn 2 (om den är ’ledig’) och bockar för bara fälten för semesterdagar. Kontrollera så inga andra fält är förbockade. Dessa inställningar sparas automatiskt, så det behöver inte upprepas varje gång. Skriv sen en tvåa i kolumn-fältet till vänster, att det är kolumn 2 som ska användas vid denna import.
Förslag:
Använd kolumn 1 till uppdatering av alla fält (de lämnas alltid förbockade).
Använd kolumn 2-4 till annan ’förinställd’ uppdatering, t ex semester i kolumn 2.
Använd kolumn 5 till uppdatering av enstaka fält, som kan vara olika varje gång.
Klicka här för att se en fullständig lista över de fält som kan importeras.
Klicka sen på Importera, och uppdateringen (importen) startar. Om det är angivet att några saldon (semesterdagar) ska uppdateras, kontrollerar programmet att ni kört, och stängt, någon löneperiod i PAS. Detta så den vet per vilken dag som saldona gäller, d v s på vilken dag i vårat saldoregister som saldona ska läggas in. Om denna uppgift om datum saknas, frågar systemet efter vilken dag som saldona ska läggas på. Detta görs för tj.män och koll.anst var för sig.
Parametrar för överföringen
I fliken Namn anger man på vilken form namnet normalt anges i Hogia, i de fall namn ska importeras. I PAS är ju efternamn och förnamn uppdelat i varsitt fält, men i Hogia finns bara ett gemensamt namn-fält. Därför måste namnet delas upp i överföringen, och denna parameter styr om namnet som läses är skrivet som ‘Förnamn Efternamn’ eller ‘Efternamn, Förnamn’. En fördel med det senare alternativet, är att denna överföring till PAS senare går smidigare, då vi säkert vet vad som är förnamn respektive efternamn. Om det inte finns kommatecken i namnet, får man vid import bekräfta namnet på varje person (om namn importeras).
I fliken Anst.nr anger man om några personer ej ska behandlas i överföringarna, d v s om de av någon anledning ej ska finnas i PAS.
Om dessa personer har anst.nr i nummerföljd, kan man ange ett eller flera intervall. Endast anst.nr anges.
Personer som inte ligger i nummerföljd, får anges nedtill i rutan Enskilda anst.nr som ej importeras. Det görs genom att man anger anst.numret i rutan Tillägg, och klickar på Lägg till denna. Då visas anst.numret (i nummerordning) i listan till vänster. För att ta bort en person ur listan, markera personen och klicka på Ta bort markerad.
Anm: Upp till 66 enskilda anst.nr kan anges. Om ytterligare behövs, kontakta PAS AB.
I fliken Anslutning anger man vad servern heter där Hogias databas ligger, och vad databasen heter. Man anger här även användarnamn och lösenord för den automatiska inloggning som sker vid import. Kontakta v b systemadministratör för assistans med dessa parametrar.
Närliggande information:
– Överföring persontransar till Hogia Lön Plus
