Lägga till frånvarokod
Här anger man hur frånvarotiden skall redovisas till lönesystemet, i förekommande fall. Det gäller koder som inte redovisas med separata program, utan skall redovisas i modulen kallad ‘Löneavdrag mm’ eller ‘Diverse frånvaro’.
Så här gör du för att lägga till en ny frånvarokod:
1 Öppna modulen genom att i huvudmenyn välja Närvaro/Frånvaro > Register > Frånvarokoder.
2 Klicka på knappen Lägg till.
3 Skriv in ett nytt nummer i fältet Frånvarokod. Skriv därefter in benämningen på koden i fältet Benämning. Motsvarande benämning i de två rutorna under, fylls i automatiskt. Du kan dock välja om de skall visas eller ej. Klicka därför i rutan Visa ej om detta är aktuellt för något alternativ. Du kan också ändra benämning om t ex tjänstemän och kollektivanställda använder olika benämningar för samma typ av frånvarokod. Till sist anger du hur flextidsberäkningen skall fungera med den nya koden. Välj ett passande alternativ i rutan Inställningar alla genom att markera det.
4 Om ni närvarorapporterar på pekskärm, syns här ett fält Utvald kod, på pekskärm till höger i rutorna för tj.män respektive koll.anst. Där kan man bocka för upp till fyra frånvarokoder per anst.form, som då blir utvalda att visas på närvaroskärmen på pekskärmen för att underlätta. Man bör välja de fyra vanligaste koderna. Övriga koder visas om man på pekskärmen klickar på Övriga. Läs mer om pekskärmar här.
5 Om man kör PAS Löneberedning, ska man i vissa fall ange löneart m m på koden. Läs mer under Löneparametrar nedan.
6 Om man har personer som jobbar med fasta tider, d v s ej har flexibel arbetstid, ska man i vissa fall ange koden för kvittning mot övertid. Läs mer under Kvittning nedan.
1 Välj Verkställ eller OK för att spara den nya koden.
Observera: Har man överföring av kalendarietransar till lönesystem, ska man vanligtvis ange i den modulen hur den nya koden ska översättas vid överföring till lönesystemet.
Giltiga frånvarokoder
Giltiga frånvarokoder i PAS är 01 t o m 49.
Observera: Vissa frånvarokoder i detta intervall är förutbestämda. Se nedan. Om ytterligare koder behövs än vad som ryms i intervallet, kontrollera förutsättningarna för detta med PAS AB.
Följande koder är förutbestämda, men för vissa avtalsområden används bara valda delar:
31 Betald frånvaro, t ex permission, betald facklig tid, betald utbildning, betalt läkarbesök, tjänsteresa/tjänsteärende. Gäller även kod 32 t o m 35.
32 Betald frånvaro, se kod 31.
33 Betald frånvaro, se kod 31.
34 Betald frånvaro, se kod 31.
35 Betald frånvaro, se kod 31.
36 Klämtid. Används för uttag av intjänad klämtid, på klämdagar eller avkortade dagar (oftast dag före helgdag). (Behövs ej hos företag som använder dagtypen Klämdag).
37 Helgdag/helgtid, d v s ledighet på helgdag. (Behövs ej hos användare som använder dagtypen Helgdag).
39 Skiftkomp/arb.tidsförkortning. Används för uttag från saldot för skiftkomp och/eller arbetstidsförkortning (dessa sparas i samma saldo). Gäller ej alla avtalsområden.
40 Komp.ledig. Används för uttag från saldot för övertidskomp eller tidbank (vissa avtal).
Löneparametrar
Här anger man hur frånvarotiden skall redovisas till lönesystemet, i förekommande fall. Det gäller koder som inte redovisas med separata program, utan skall redovisas i modulen kallad ‘Löneavdrag mm’ eller ‘Diverse frånvaro’. Exempel på frånvaro som man i normalfall inte ska ange löneart m m för här, är sjukdom och semester. Hör av er till PAS AB om ni är osäkra på vilken frånvaro som är aktuell här.
Klicka först på aktuell flik, Tj.män eller Koll.anst. Om det gäller koll.anst, klicka nedtill på aktuell flik Timlön eller
Månadslön. Har ni både tim- och månadsavlönade koll.anst, får de underhållas likadant, men en i taget.
Markera sedan den nya koden i listan till vänster, om den inte redan är markerad. Fyll i aktuell löneart, i fältet Löneart.
I de fall frånvaro hel månad (löneperiod) skall redovisas på egen löneart, ange den lönearten i rutan Löneart hel månad. Denna sätts då, vid frånvaro hela löneperioden. Det gäller även vid löneperioder på 4-5 veckor eller bruten månad, inte bara kalendermånad. Lönearten sätts inte om det finns närvaro eller annan frånvaro under perioden. Lönearten redovisas med en post, som har tiden 1,00, i.st.f att systemet skickar t ex 31 dagar på lönearten för kalenderdagar.
Välj sedan, i rutan Enhet, om frånvaron skall redovisas i timmar eller dagar. Notera att då man väljer timmar, redovisas frånvarotiden i timmar även vid frånvaro i hela dagar. Vill man ha redovisning i dagar i sådana fall, får man lägga upp en egen frånvarokod för detta, och på denna välja enhet Dagar.
I de fall frånvaron skall redovisas i dagar, välj under det i rutan Kalenderdagar, om frånvaroavdrag skall göras kalendariskt eller ej. Välj alltså Ja, då frånvaro skall redovisas även för lediga dagar då samma frånvaro fortsätter efter de lediga dagarna. Detta görs då utan att frånvarokoden behöver anges på de lediga dagarna. Detta skiljer sig från sjukdom, där en parameter i fliken Parametrar har angivit att just sjukkoder skall kopieras även till ledig dag. Det behövs, då man ju inte ska ha sjukkod i helgen om ett sjukintyg bara sträcker sig till fredagen eller motsvarande.
Formler
I rutan Löneavdrag finns fält för att styra om löneavdrag skall skickas till lönesystemet, i kronor. Om inget anges här, men det anges löneart för frånvarokoden, skickas endast tid till lönesystemet. Där prissätts frånvaron, om lönearten i lönesystemet.är uppsatt att göra avdrag.
Notera: Detta är en tillvalsfunktion. Om rutan inte syns men det verkar intressant, kontakta PAS för mer information.
I det första fältet i rutan anges den formel som skall användas vid prissättningen, enligt nedan. Man anger siffervärdet under ‘Nr’ som gäller för respektive formel.
Nästa fält bockas för, om det uträknade krontalet skall skickas till lönesystemet som avdrag, d v s negativt värde. Om fältet inte förbockas, skickas krontalet som ett positivt värde, och det styrs av lönearten i lönesystemet om det blir avdrag eller ej.
Giltiga formler:
Nr Formel Kommentar
1
Månadslön / 175
Gäller vanligen de som har ordinarie arbetstid på 40 tim per vecka (ofta dagtidare och 2-skiftsanställda). Anm: För deltidsanställda räknas värdet ‘175’ ner i proportion till deltidsprocent angiven i personregistret.
2
Månadslön / 166,25
Som ovan, men för anställda med ordinarie arbetstid på 38 tim/vecka (ofta intermittent 3-skift).
3
Månadslön / 157,50
Som ovan, men för anställda med ordinarie arbetstid på 36 tim/vecka (ofta kontinuerligt 3-skift).
4
Månadslön / 153,125
Som ovan, men för anställda med ordinarie arbetstid på 35 tim/vecka.
5
Månadslön / 148,75
Som ovan, men för anställda med ordinarie arbetstid på 34 tim/vecka.
6
(Månadslön * 12) /
(52 * veckoarbetstiden)
För denna formel kan man ange veckoarbetstid i fältet Veckoarbetstid lön i tidkoden, då denna avviker från den faktiska veckoarbetstiden. Det behövs för anställda som anses ha en annan veckoarbetstid än den faktiska (t ex om 2-skiftsanställda har 40 tim veckoarbetstid). Om inget anges i det fältet, används den faktiska veckoarbetstiden i formeln.
7
Månadslön / 21
Vanlig vid dagsavdrag för frånvaro i frånvarodagar.
8
Månadslön * 12 / 365
Vanlig vid dagsavdrag för frånvaro i kalenderdagar.
20
Total timlön
Avdrag enligt fältet Total timlön i personregistret.
21
Fast timlön
Avdrag enligt fältet Fast timlön i personregistret.
22
Komp.lön
Avdrag enligt fältet Komp.lön i personregistret.
23
Särsk tidlön
Avdrag enligt fältet Särsk tidlön i personregistret.
24
Helglön
Avdrag enligt fältet Helglön i personregistret.
Anm 1: Om en formel behövs, som inte finns med ovan, kontakta PAS för diskussion.
Anm 2: I de fall någon ersättning skall dras av från månadslönen enligt ovan, kontakta PAS för att diskutera hur vi löser det.
Kvittning
I fliken Kvittning anges de frånvarokoder som skall kvittas mot övertid, i de fall de förekommer samma dag som övertiden. Här anges alltså den frånvaro som ej är övertidsgrundande. Det kan gälla t ex om man försover sig, och sen gör övertid på kvällen. Om övertidsersättning då bara ska utgå för tid utöver ordinarie arbetstid, vilket gäller enligt de flesta avtal, betyder det ju alltså att man först ska jobba in den tid man kommit för sent på morgonen. Därför kvittas då frånvarotiden mot motsvarande övertid. Om det blir övertid kvar efter kvittning, utgår övertidsersättning för denna tid.
Ett exempel: En person kommer 15 minuter sent, och arbetar sen över 1 timme samma dag. Om en frånvarokod angivits, som här har satts upp att kvittas mot övertid (t ex sen ankomst), tas frånvarotiden bort vid beräkning av närvarokortet, och övertiden räknas ner till 45 minuter. Det blir inget löneavdrag el dyl, och övertidsersättning utgår för 45 minuter. Övertidssaldot räknas upp med 45 minuter. Om däremot en frånvarokod angivits som inte satts upp att kvittas (t ex kompledig), lämnas frånvarotiden (15 min) intakt, och även övertiden (1 timme, vilket även uppdaterar övertidssaldot).
Denna funktion gäller enbart personer som arbetar fasta tider, och bara mot övertidskoder som har flexalternativ ‘3’ (se Flextidsregler) Den är gjord för att man ska kunna uppnå samma funktionalitet som man har för personer som jobbar med flexibel arbetstid. För dem utgår ju övertid bara för tid utöver ordinarie arbetstid, om man sätter flexalternativ ‘3’ på de aktuella övertidskoderna.
Om den nya koden ska kvittas på detta sätt, markera koden i rutan till vänster och klicka på knappen med högerpilen (>). Då kopieras koden över till den högra rutan.
Om en vald kod skall tas bort från lista, markera koden i den högra rutan och klicka på knappen med vänsterpilen (<).
Närliggande information:
– Ändra frånvarokod
– Ta bort frånvarokod
