Lägga upp person/anställd
Så här gör du för att lägga upp en ny person:
1 Öppna modulen Personer genom att i huvudmenyn välja Grund > Organisation > Person.
2 Klicka på knappen Lägg till.
3 Fyll i tillämpliga uppgifter i fälten under de olika flikarna i dialogrutan som dyker upp. Vissa fält är obligatoriska, se nedan. För några fält kontrollerar systemet att angivna värden är korrekta. Se v b Fältförklaringarna nedan.
4 Varje person, som skall tidregistrera, behöver också ett arbetsschema upplagt. Det görs i personregistret, under fliken Årsschema. Läs mer under Lägga upp årsschema och i Arbetsschema.
5 Välj Verkställ eller OK för att spara personen.
För att bara tidregistrera i PAS behöver endast vissa obligatoriska fält fyllas i, nämligen dessa:
Fält Flik
Anst.nr Persondata
Efternamn Persondata
Förnamn Persondata
Kön Persondata
Tidregistrerar* Persondata
Organisationsenhet Anställning
Anst.form Anställning
Anst.datum Anställning
Årsschema Årsschema
* Om en person inte ska tidregistrera tar du bort förbockningen i bockrutan Tidregistrerar i fliken Persondata. Det kan gälla t ex vid uppstart av PAS, om man då lägger upp personer, som i ett senare skede skall tillhöra testgruppen. Detta fält ändrar du sedan (bockas i) under veckan innan de börjar tidregistrera.
Fältförklaringar Personregisterfält
Notera att ett antal av dessa fält är inlagda i PAS personregister bara för att de finns i ett eller flera lönesystem. Beroende på lönesystem, kan man sen underhålla hela personregistret i PAS, och sen föra över uppgifterna till personregistret i lönesystemet. Till exempel är ett antal fält inlagda i PAS, för att de finns i personregistret i Agda-lön. Då dessa fält inte används i PAS, hänvisar vi till lönesystemets dokumentation för ytterligare information.
Fälten listas här flik för flik, i den ordning de underhålls i respektive flik.
Fliken Persondata
Fält
Förklaring
Personnr
Personnr, på formen ÅÅMMDD-nnnn. Kontroll sker att det fylls med korrekt kontrollsiffra.
Efternamn
Personens efternamn, max 30 tecken.
Förnamn
Personens förnamn, max 20 tecken.
Lösenord
Kod som används i Rapportsystemet (stämpling).
Tidregistrerar
Markerad, för alla som ska tidregistrera (närvarorapportera) i PAS.
Kön
Kön, man eller kvinna. Sätts med automatik på nyupplagd, baserad på personnumret, om personnummer anges före.
Befattning
Befattning, max 15 tecken.
Befattningskod
Befattningskod, 4 tecken.
Gatuadress
Gatuadress, max 30 tecken.
c/o adress
Eventuell c/o-adress, max 20 tecken.
Postnr
Postnr utan mellanslag.
Postadress
Postadress (ort), max 15 tecken.
Telefon 1
Telefonnr, inkl riktnr vid behov.
Snabbtel
Snabbtelefon.
Mobil
Mobiltelefon.
Telefon 2
Eventuellt annat telefonnr.
Interntel
Interntelefon.
E-post
E-post adress.
Närmsta anhörig (ruta)
Olika uppgifter för närmsta anhörig.
Fliken Anställning
Fält
Förklaring
Organisationsenhet
Den organisationsenhet (oftast avd) personen tillhör. Används bl a för att styra behörighet, t ex till attestansvarig arbetsledare/förman. Endast upplagd Organisationsenhet kan anges.
Egen personal
Markerad för all anställd (egen) personal. Avmarkeras alltså på elever, inhyrda och andra som behöver vara upplagda i systemet, men inte är egen personal. Dessa tas ej med i löneberedning, och kan styras undan i viss statistik.
Anställningsform
Anst.form, tjänsteman eller kollektivanställd (arbetare).
Anställningsdatum
Anställningsdatum, för senaste anställningen. Om personen återanställs, ta bort slutdatum och lägg nytt anst.datum. Anm: Om datumet ligger i framtiden, kan personen ej tidregistrera.
Tidigare anst.tid
Tidigare anställningstid, i hela månader. Avser tid man tidigare varit anställd i företaget eller koncernen, som man får tillgodoräkna sig vid utskrift av turordningslista och jubileumslista.
Slutdatum
Slutdatum, då person slutar sin anställning. Kan anges i förväg, om datumet är känt. Personen kan då tidregistrera fram till den dagen.
Avgångsorsak
Avgångsorsak för anställningens upphörande.
Prel. slutdatum
Preliminärt slutdatum.
Bankkonto
Personens bankkonto.
Bank/clearingnr
Clearingnr för banken.
Checksiffra
Checksiffra för clearingnr, då banken kräver en femte siffra.
Arbetstidsprocent
Sysselsättningsgrad vid deltid, max 2 decimaler. Heltid skrivs som 100 eller noll.
Veckoarbetstid
Veckoarbetstid i snitt, för normal arbetsvecka.
Dagar/vecka
Antal arbetsdagar per vecka, i snitt.
Kostn.st
Kostnadsställe. Används ibland för hemkostnadsställe, då org.enhet inte kan användas till det.
Kostn.st 2
Kostnadsställe 2, då lön ska fördelas på flera kostn.ställen i redovisningen. Max 5 siffror.
Fördelning %
Procentsats för kostn.st 2, d v s den andel av lön som ska redovisas på kostn.st 2.
Kostn.st 3
Kostnadsställe 3, då lön ska fördelas på flera kostn.ställen i redovisningen. Max 5 siffror.
Fördelning %
Procentsats för kostn.st 3, d v s den andel av lön som ska redovisas på kostn.st 3.
Kostn.sl
Kostnadsslag eller konto, max 4 siffror.
Företagsnr
Företagsnr, internt i PAS. Kan användas t ex vid OB-beräkning.
Avv. arb.ställe
Arbetsställe, då detta ej är företagets huvudarbetsplats.
Arb.plats SAF
Arbetsplatsnummer.
Anst.villkor
Kod för typ av anställning, t ex: 1=Tillsvidareanst, 2=Provanställning, 3=Vikariat o s v.
Övertidsdispens ack. tim
Godkänd övertidsdispens under kalenderåret, i timmar.
Dispens t o m vecka
Anv ej mer (förut dispens t o m denna vecka).
Fackförening
Fackförening personen är ansluten till.
Fackavdrag %
Avdraget för fackföreningsavgiften, i procent med två decimaler.
Fackför. mott.
Tvåsiffrig kod för fackförbundet, till vilket fackföreningsavgiften redovisas.
Fliken Årsschema
Fält
Förklaring
Dagtypsschema
Det dagtypsschema (kalender) personen tillhör i systemkalendern, A – E. Om värde anges här, gäller det alltid oavsett om annat värde anges i tidkod för personen. Notera att denna funktion är tillval i systemet. Om fältet ej är tillgängligt, kontakta PAS AB för prisinformation.
Fliken Lön
Fält
Förklaring
Månadslön
Aktuell månadslön, för månadsavlönad.
Total timlön
Total timlön för person med timlön.
Anm: Behovet av att fylla i dessa olika timlönefält varierar, beroende på vilka program som körs i löneberedning m m. Detaljerad information om detta lämnas separat.
Fast timlön
Fast timlön för personen.
Komp.lön
Komp.lön för personen. Skall vanligtvis innehålla senaste kvartalssnitt.
Särsk tidlön
Särskild tidlön för personen. Används sällan.
Helglön
Helglön, per timme eller per dag beroende på om lönearten för helglönen är uppsatt för timmar eller per dag. Se Helglön.
Sjuklöneunderlag
Sjuklöneunderlag per timme, som används vid sjuklöneberäkning. Se Sjuklön.
Sjuklönegrupp
Sjuklönegrupp, 1 eller 2. Grupp 2 gäller nyanställda tj.män, det första året. Skall ändras till grupp 1 efter ett år. Om inget anges, hör personen till grupp 1.
Sjukavdrag
Sjukavdrag per dag, då det inte beräknas enligt löneartens formel. Används dock ej i PAS löneberedning.
Avtal
Avtalsnr, internt i PAS. Kan t ex styra OB-beräkning.
Arbetstidsart
Kod som anger hur arbetstiden är förlagd, t ex: 1 = Dagarbete, 2 = 2-skiftarbete, 3 = Intermittent 3-skiftarbete o s v. Kan även styra OB-beräkning.
Avtalsområde
Avtalsområde, för statistik i lönesystemet.
Lönekategori
Anger typ av avlöning, t ex: 1 = Timavlönad koll.anst, 3 = Tj.man, 4 = Månadsavlönad koll.anst o s v.
Arbetsledare
Arbetsledare. I vissa fall anges avd här.
Direkt/Indirekt, D/I
Anger om personen i huvudsak arbetar med direkt eller indirekt arbete. Används t ex för statistik.
Lönegrupp
Personens lönegruppstillhörighet.
VI-lönegrupp
Alternativ till Lönegrupp ovan. Båda används normalt ej. Ytterligare information ges vid installation/kurs.
OB-berättigad
Förbockad, om personen är berättigad till OB-ersättning. Se OB-ersättning.
Helglönerätt
Förbockad, om personen är berättigad till helglön. Se Helglön.
Övertidsrätt
Förbockad, om personen är berättigad till övertidsersättning då övertid utförs. Notera, att övertidssaldo uppdateras även om personen här är satt att övertidsersättning ej skall utgå. Se Övertid.
Arbetstidsförkortning
Förbockad, om personen är berättigad till arbetstidsförkortning för arbetad tid. Se Arbetstidsförkortning.
Skattekod
Tvåsiffrig kod för ber av preliminärskatt, t ex: Blank/00 = Ber enl schablonskattetabell, 01 = Jämkning till fast belopp, 07 = Tabellskatt (enl Skattetabell nedan) o s v.
Skattetabell
Personens Skattetabell. Obligatorisk uppgift om skattekod sätts till 03, 04 eller 07.
Eng.skatt %
Procentsats för engångsskatt.
Jämkning
Jämkning, i heltal kronor.
Sociala avg.
Kod för procentsats sociala avgifter, t ex: Blank/A = Motsv den ordinarie avgiften, B = Motsv endast ATP-avgift, N = Ingen avgift.
Förmånsvärde 1, belopp
Belopp för förmånsvärde 1 (i Agda avses Bil).
Förmånsvärde 2, belopp
Belopp för förmånsvärde 2 (i Agda avses Annan).
Förmånsvärde 1, löneart
Löneart för förmånsvärde 1.
Förmånsvärde 2, löneart
Löneart för förmånsvärde 2.
Fliken Lön forts.
Fält
Förklaring
Periodlängd
Kod för löneperiodens längd, t ex: 2 = 2-veckorslön, 4 = Månadslön koll.anst, 5 = Månadslön tj.man.
Lönetillägg
Lönetillägg för personen, i kronor.
Kostavdrag/dag
Kostavdrag per dag.
Projekt
Projekt för personen. Kan t ex användas till kontering i redovisningen.
Kvot tjänstledig
Kvot för att beräkna tjänstledighetsavdrag för intermittent deltidsanställda.
Utbildning
Utbildningskod, t ex SUN-kod.
Retrokod
Kod för urval av personer i retrorutin (lönesystemet).
FORA kod
Kod för avvikelsehantering på FORA-listan.
Sv.N kod
Kod för medlemsuppgift till Svensk Näringsliv (f d SAF).
Typ av KU
Typ av kontrolluppgift.
SSYK kod
Kod för SSYK (Standard för svensk yrkesklassificering). Används för SCB-statistik (lönesystemet).
Jobbstatus
Används för lönestatistik till Svensk Näringsliv.
Lönegrupp BAO
Lönegrupp för statistik till BAO (Bankinstitutens Arbetsgivareorganisation; Lönesystemet).
Yrkeskategori
Yrkeskategori i statistik till BAO (se ovan) och TU (Tidningsutgivarna).
Avtalskategori
Avtalskategori i statistik till BAO (se ovan).
Facklig kod
Facklig kod i statistik till BAO (se ovan).
Basår
Basår i statistik till BAO (se ovan).
Ersättning 1, art
Löneart för fältet Ersättning 1 (lönesystemet).
Grundlön, art
Löneart för grundlön (timlön eller månadslön; lönesystemet).
Ersättning 2, art
Löneart för fältet Ersättning 2.
Art decimal
Decimal för att styra gruppindelning på lönearterna, där varje grupp (t ex tj.män) ges en siffra (decimal).
Medelförtj 1, art
Löneart för fältet Medelförtjänst 1 (lönesystemet).
Procent art 971
Procentsats för procentavdrag via art 971.
Medelförtj 2, art
Löneart för fältet Medelförtjänst 2.
Procent art 972
Procentsats för procentavdrag via art 972.
Medelförtj 3, art
Löneart för fältet Medelförtjänst 3.
Fliken Semester
Fält
Förklaring
Semesterlön/dag
Semesterlön per dag. Används ej i löneberedning för tj.män, i PAS.
Semesterutf/dag
Semesterutfyllnad per dag, som ihop med semesterlön/dag utgör den garanterade semesterlönen per dag.
Semesterrätt
Semesterrätt i dagar, för aktuellt semesterår.
Anm: PAS kan ännu endast hantera hela semesterdagar. Meddela oss om ni har behov av hantering av semester för del av dag.
Semesterkod
Kod för semesterberäkningen.
Kvot semester
Kvot för att beräkna semester för intermittent deltidsanställda (nettodagar -> bruttodagar).
Syss.grad, betalda dagar
Genomsnittlig sysselsättningsgrad, för årets betalda dagar.
Syss.grad, sparade -1 — -5
(5 fält) Genomsnittlig sysselsättningsgrad för respektive år.
Fliken Arb.rapp.
Fält
Förklaring
Arbetsrapporterar
Förbockad om personen ska rapportera tid på projekt, aktivitet etc. Detta fält är inaktiverat om Tidregistrerar inte är förbockat. Fältet har ingen betydelse om arbetsrapportering har inaktiverats i modulen Grundparametrar.
Satsrapporterar
Förbockad, om personen skall kunna arbeta med flera jobb samtidigt.
Om Satsrapporterar varit ibockad och man sedan bockar ur den så måste man se till att personen bara har ett pågående jobb i arbetsrapporteringen i rapportsystemet (kryssa i klar på alla jobb utom ett). Annars kommer ingen tid att räknas ut på det pågående jobben om ingen fördelning finns.
Dessutom bör man överväga att kryssa för fältet Ingen tidfördelningskontroll. Se nedan.
Ingen tidfördelningskontroll
Förbockad, om systemet skall kontrollera vid närvaroutstämpling för dagen, att arbetsstämpling/fördelning är gjord. Är ingen fördelning gjord så kommer ett varningsmeddelande visas i närvaroregistreringen.
Detta fält bockas oftast i då personen inte satsrapporterar, eftersom systemet då automatiskt fördelar tiden i nästa nattkörning för sådana personer om fördelning inte redan finns.
Ingen avstämning mot närvaro
Förbockad, om timmar som fördelas i arbetsrapporteringen inte ska justeras så den matchar dagens närvarotid. Fördelad tid blir objekttid rakt av. Inställningen börjar gälla fr.o.m följande vecka, men kan även ändras dag för dag i modulen för attestering av jobb.
Personen är en maskin
Används endast om systemet är konfigurerat för maskinrapportering. Närvarorapportering är ej möjlig om denna ruta är ikryssad, endast arbetsrapportering.
Fliken Övrigt
Fält
Förklaring
Terminaluppgifter 1 — 10
(10 fält) Används för styrning av tidregistrering till en eller flera terminaler (klienter/PC:ar). Dessa ska då ha en unik kod, som anges här. Stämpling tillåts bara i dessa. Denna funktion finns ännu ej i Windows-versionen. Meddela PAS AB om den är önskvärd.
Kortnummer 1 — 3
(3 fält) Kortnummer på det/de kort som personen stämplar med, då stämpelkort och kortläsare används.
Nuv. schema
Nuvarande schema. Skall ej förväxlas med årsschemat i PAS.
Nytt schema
Nytt schema.
Fr o m
Nytt schema fr o m datum.
Eget 1 — 5
(5 fält) Fält för egna uppgifter (fritext). Notera dock att man inte får skriva känsliga uppgifter i dataregister utan särskilt tillstånd.
Larmgränser för diff.tid (ruta)
I fältet Egen kan man ange hur mycket diff.tid per dag som skall anses normalt för den aktuella personen. Gäller personer med fasta arbetstider (ej flextid). Om diff.tid någon dag överstiger denna gräns, larmas detta i Attest av närvarokort. Systemet kan även kontrollera mot en generell gräns för alla personer med fasta tider, som då visas här bredvid. Kontakta PAS AB om denna gräns behöver ändras.
Personen är en maskin
Används endast om systemet är konfigurerat för maskinrapportering. Närvarorapportering är ej möjlig om denna ruta är ikryssad, endast arbetsrapportering.
Satsrapporterar
Förbockad, om personen skall kunna arbeta med flera jobb samtidigt.
Ingen tidfördelningskontroll
Förbockad, om systemet skall kontrollera vid närvaroutstämpling för dagen, att arbetsstämpling/fördelning är gjord.
Ingen avstämning mot närvaro
Förbockad, om timmar som fördelas i arbetsrapporteringen inte ska justeras så den matchar dagens närvarotid. Fördelad tid blir objekttid, rakt av. Inställningen börjar gälla fr.o.m följande vecka, men kan även ändras dag för dag i modulen för attestering av jobb.
Fliken Kundspec
Anm: Denna flik gäller företagsspecifika fält (moduler). Utförligare information lämnas separat.
Fält
Förklaring
Kohe jobb-kod
2-ställig kod som tas med vid överföring av personuppgifter till Kohe.
ATT-datum
Datum för beräkning av ATT-tillägg. Se Övriga parametrar.
Saldering av komp (ruta)
Här finns möjlighet att ange individuella saldogränser, om funktionen för saldogränsbevakning finns installerad. Bocka för ‘Ja’ i rutan Har egen saldogräns, och ange gränserna i fälten Undre komp-gräns samt Övre komp-gräns.
Summa kronor per vecka mm (ruta)
Här visas uträknade värden för förtjänst under de veckor som ingår i senaste löneberedningen. Nedtill visas även uträknad Summa tid under perioden.
Närliggande information:
– Personregister
– Ändra person/anställd
– Ta bort person/anställd
