Meddelanden

Allmänt

Detta är en tillvalsmodul som används för att skicka meddelanden till personalen via rapportsystemet. Meddelandena kan även besvaras. Man kan styra vilka personer som ska få meddelanden, t ex en person, en avdelning eller alla tjänstemän.

Mottagarna får meddelandet när nästa inloggning i rapportsystemet görs. Man får bara upp meddelandet en gång. Har man inte tid att läsa det just då, kan man dock markera det så man får upp det igen.

Man når funktionen i menyn genom att öppna Grund > Meddelanden. Om den inte finns tillgänglig där, kontakta PAS AB för att få prisuppgift.

Skickade meddelanden

När man öppnar programmet visas en lista med redan skickade meddelanden med arkiverade meddelanden bortfiltrerade.

I listan finns följande fält:

Skickat:
Datum då meddelanden skickades.






Mottagare:
Sammanfattning vem eller vilka meddelandet skickades till, t ex anst.nr+namn, org.enhet eller <Koll.anst>. Sätts automatiskt.






Avsändare:
Här visas vem som skickat meddelandet. Man kan ange avsändarnamn, t ex ‘Lönekontoret’. Läs mer nedan.






Läst:
Visar ‘Ja’ om alla mottagare läst meddelandet, ‘Nej’ om ingen läst det, eller ‘Delvis’ om vissa läst det.






Svar:
Här kan man följa om och när svar inkommit. Visar klockslag för det senaste svaret, om det besvarats under innevarande dag, eller datum om det besvarats under tidigare dag. Om ingen besvarat ännu, visas ‘Nej’. Visar ‘<Ej svar>’ om det är ett meddelande som ej ska besvaras.






Arkiv:
Visar en bock om meddelandet är arkiverat annars är kryssrutan tom.






Meddelande:
Själva meddelandetexten. Om den ej ryms, kan man läsa hela genom att dubbelklicka på meddelande, eller markera det och klicka på Visa. Läs mer nedan.

Listan sorteras initialt i tidföljd, med det senaste meddelande överst (d v s ‘fallande’). Man kan ändra sortering genom att klicka på kolumnernas rubriker.

Arkiv

Tidigare meddelanden kan sparas i ett Arkiv. Meddelanden arkiveras genom att man klickar på Arkivera när man är inne i dialogen för att ändra meddelande. Man kan också, när man ska skicka ett nytt meddelande, markera att det ska arkiveras automatiskt när angivet datum passerats.

Observera: Meddelanden som arkiveras visas inte i rapportsystemet. De mottagare som ännu inte läst meddelandet får alltså inte meddelandet.

Man kan se arkivet genom att rensa aktuellt filter eller skapa ett nytt filter där Arkiv = J. Då visas arkiverade meddelanden i listan.

Visa ett meddelande

För att närmare granska ett skickat meddelande, kan man antingen dubbelklicka på det, eller markera det och klicka på Ändra. Då visas en dialogruta med information om meddelandet, och alla mottagare (personer).

Upptill visas Avsändare, samma som i listan enligt ovan, men här visas inom parentes även den inloggning i PAS som personen använde som skickade meddelandet. Detta så man vet vem som skickar ett meddelande, i de fall flera personer samsas om samma Avsändare (t ex ‘Lönekontoret’).

Här visas en lista över alla personer som fått eller ska få meddelandet. Det visas om personen läst meddelandet eller ej. Om det är ett meddelande som kan besvaras, visas skickade svar i sista kolumnen. Om meddelandet inte kan besvaras, står det ‘<Meddelandet kan ej besvaras>’ i den kolumnrubriken.

Här finns även knappar för att arkivera eller radera meddelandet som visas.

Skicka ett meddelande – Urval

Man skickar ett nytt meddelande genom att klicka på Lägg till. Då visas en dialogruta med fliken Urval. Här väljer man först vilka som ska få meddelandet.

Markera önskad anställningsform, eller Alla.

Välj om fältet Egen personal i personregistret ska kontrolleras, enligt följande:

Välj Alla om alla personer enligt övriga urval ska vara mottagare.

Välj Ja om bara de som är egen personal ska vara mottagare.

Välj Nej om bara de som ej är egen personal ska vara mottagare.

Välj sen Alla, enl ovan i rutan Välj anst.nr/org.enhet, om alla enligt urvalen ovan ska få meddelandet.

Annars kan enstaka personer eller organisationsenheter väljas. Markera Anst.nr (vissa) för att välja personer. Då visas de personer som överensstämmer med gjorda urval i listan under Tillgängliga. Har man t ex markerat Tjänstemän, visas bara tjänstemän i listan. Här finns möjlighet att begränsa urvalet ytterligare, genom att välja en org.enhet ovanför listan i fältet <Alla org.enheter> som framträder. Om en org.enhet väljs här, begränsas listan till de personer som är kopplade till den org.enheten i personregistret.

Välj sen på sedvanligt sätt ut de personer som ska få meddelandet, genom att markera dem och föra över dem till listan under Valda. Läs vid behov mer hur man gör detta, i Val mellan tillgängliga och valda.

Man kan annars välja att skicka meddelandet till hela org.enheter, genom att välja Org.enhet till vänster. Då visas alla org.enheterna i listan under Tillgängliga. Sen markerar man den eller de önskade org.enheterna, och för över dem till listan under Valda. Notera att gjorda urval enligt ovan gäller även här, d v s om man t ex markerat Kollektivanställda ovan, skickas meddelandet bara till koll.anst på valda org.enheter.

Skicka ett meddelande – Meddelandet

När man gjort urvalet klart, klickar man på fliken Meddelande.

Här anger man först vem eller vad som ska visas som Avsändare, för mottagaren (och i listan i detta program). Har man tidigare skickat meddelanden, visas den avsändare man angav senast. Man kan här skriva en avsändare, eller välja bland tidigare angivna avsändare. De fem senast angivna avsändarnamnen finns i listan man får upp genom att klicka på pilen. Dessa sparas automatiskt, kopplat till inloggning.

Sen skriver man själva meddelandet. Meddelandet visas likadant som det skrivs, man kan alltså t ex göra tomrader och inskjutningar om så önskas.

Under det anger man vid behov om meddelandet ska visas som längst till en viss dag. Det kan ju t ex vara ett meddelande som bara är aktuellt under innevarande dag. De mottagare som inte läst meddelandet senast denna dag, får ej meddelandet. För att tidsbegränsa ett meddelande, klickar man enklast på knappen ’15’ i fältet. Sen klickar man på det önskade datumet (dagens datum är inringat) i rutan som visas, och tar OK. Man kan även skriva datum direkt i fältet.

Om inget datum anges här, visas det under obegränsad tid (men bara en gång per person).

Sen bockar man för fältet Kan/ska besvaras, om det är ett meddelande som kan eller ska besvaras. Detta medför då att en knapp Svara visas i meddelandet, vilken används för att skriva svar. Det är alltså viktigt att utbilda personalen i att titta efter denna knapp.

Anm: Man kan inte markera att svar krävs av mottagaren när han läser meddelandet, för det kan ju medföra besvär vid tidrapportering i tidspressad situation. Däremot kan man ju i meddelandetexten skriva att det ‘krävs’, t ex genom att avsluta texten med ‘<SVARA!>’. Avsändaren får sen bevaka här i detta program vilka som svarat.

Till sist kan man bocka för om automatisk arkivering av meddelandet ska ske när datumet för ‘Visas t o m’ passerats, enligt beskrivet ovan.

Klicka sen på Skicka för att skicka meddelandet. Det skickas då, och kan direkt visas för mottagarna.

Radera ett meddelande

Meddelanden som inte behöver ligga kvar i listan, kan antingen arkiveras eller raderas. Fördelen med arkivering, är att de går att ta fram och studera, inklusive eventuella svar. Om man raderar ett meddelande, tas både meddelandet och eventuella svar bort, och kan inte återskapas. Använd därför radering med försiktighet.

För att radera ett meddelande, markera det och klicka på Radera. Det går även att klicka på Radera i dialogrutan under Ändra.