OB-ersättning

De flesta avtal inkluderar någon form av OB-ersättning, d v s ersättning för arbete på obekväm arbetstid. Vanligen gäller det bara kollektivanställda, men vissa avtal inkluderar även OB-ersättning för tjänstemän (ibland kallat Förskjuten tid).

Läs mer om tjänstemännens OB under OB-ersättning för tjänstemän.

OB-ersättning för kollektivanställda

Allmänt

Parameterinställningarna för beräkning av OB-ersättning för kollektivanställda finns under Program, Löneparametrar, OB-ersättning, fliken Koll.anst.

Hantering av frånvaro och övertid sätts upp i parametrar, se nedan. OB-ersättning utgår för anställda som, enligt parametrarna, har närvaro eller angiven frånvaro under OB-berättigad tid.

Om en person arbetar under OB-berättigad tid, men inte ska ha OB-ersättning, finns parametern OB-berättigad i fliken Löneuppgifter i personregistret. Detta fält är normalt ibockat, men om bocken tas bort utgår ingen OB-ersättning.

En motsvarande parameter, Rätt till OB, finns i tidkodsregistret. Om detta fält inte är ibockat, utgår ingen OB-ersättning för någon person, som är schemalagd på just den tidkoden.

Olika OB-regler kan sättas upp för olika personalgrupper, t ex om en viss grupp har flextid och inte ska ha OB-ersättning under inarbetning av flextid. Läs mer nedan.

Parametrar

Ange först i dialogrutan OB-ersättning, rutan Övertidsregel, om OB-ersättning kan utgå samtidigt med övertidsersättning, enligt gällande avtal. Denna parameter avser beordrad övertid, d v s med övertidskod 51-56. Om andra övertidskoder ska användas, måste parametrar för hantering av dessa sättas upp av personal från PAS AB.

Ange därefter i rutan OB-ersättning, hur OB-ersättningen ska utgå. Den kan utgå i kronor per timme eller i någon annan form. Passar inget av de fyra första alternativen, t ex därför att ersättningen bara anges i lönesystemet och PAS enbart ska redovisa tid, anges alternativet Ingen av ovanstående.

Ange därefter i rutan Frånvaro, de frånvarokoder för kollektivanställda som avser frånvarotid som berättigar till OB-ersättning om frånvarotiden infaller på OB-berättigad tid. Exempel på sådana koder kan vara 31-35 (betald frånvaro), samt 39 och 40 (uttag skiftkomp/arb.tidsförkortning respektive komp).

Allt efter behov kan olika parametrar anges för olika personalgrupper. Det kan t ex gälla om vissa kollektivanställda har flextid, men då inte ska kunna få OB-ersättning vid inarbetning av flex. Det kan också gälla om olika personer har olika OB-ersättning, d v s olika lönearter. Då kan man sätta andra tider, lönearter o s v för OB-ersättning till dessa personer. Grundreglerna anges dock alltid under fliken OB-tillägg 1. I de fall alla kollektivanställda har samma OB-regler, är det OB-tillägg 1 som ska användas.

OB-tillägg 1

Klicka på fliken OB-tillägg 1, om den inte redan är aktiv. Fyll vid behov i uppgifter i rutan Omfattning enligt följande:

Längst upp finns fältet OB-tillägg 1. Här kan man skriva in en förklarande benämning på just denna sida, om flera sidor (regler) används. Vanligtvis lämnas fältet tomt i just denna ruta, eftersom den gäller standardregler.

I rutan finns också fält för Företagsnr, Avtal och Arb.tidsart. Dessa används för att särskilja vilka personer som ska beräknas enligt andra OB-regler, i de fall man har olika regler. Dessa fält bör dock lämnas tomma under OB-tillägg 1. Läs mer under OB-tillägg 2, nedan.

Till höger om rutan Omfattning finns fälten där man anger själva OB-reglerna. Fliken Dagtyp 1 (vardagar) är förvald. Där anges i tidföljd de tider som berättigar till OB-ersättning. Först för måndagar, sedan för tisdagar till torsdagar, och till sist för fredagar. För varje tid skall löneart anges. Samma löneart kan anges på fler än en rad, även om det är olika ersättning. I dessa fall måste dock ersättningen anges under Kr/%, så att summa OB-ersättning kan räknas ut vid löneberedningen.

Om ni vill ha själva ersättningen angiven enbart i lönesystemet, måste ni ange olika löneart för varje ersättningsgrad.

Man kan även ange konto och kostnadsslag, men vanligtvis finns dessa uppgifter i lönesystemet.

Klicka därefter på fliken Övriga dagtyper, och fyll i för dagtyp 2 (lördag), dagtyp 3 (söndag) och dagtyp 4 (helgdag) på samma sätt, i förekommande fall.

Denna flik behöver bara fyllas i för användare som arbetar under helger, om inte avtalet medger att OB-ersättning utgår samtidigt med övertidsersättning.

Undantag kan förekomma om man t ex har nattskiftare som inleder sin vecka på söndagskvällen. Då måste parametrar för söndag kväll (och ev. helgdagskväll) ifyllas.

OB-tillägg 2

Varierar OB-reglerna beroende på personal, enligt ovan beskrivet, måste man klicka på OB-tillägg 2 och ange parametrar för de som inte ska ha OB-ersättning enligt standardreglerna.

Ange först en benämning längst upp, i fältet OB-tillägg 2, som förklarar vilka som omfattas av denna OB-regel. Ange sedan under fälten Företagsnr, Avtal och Arb.tidsart värden som gör att just dessa personer kan urskiljas, så de verkligen får OB-ersättning enligt denna OB-regel. Skulle t ex samtliga dessa personer (och inga andra) ha samma arbetstidsart, kan man sätta ett kryss i aktuell Arb.tidsart i rutan Omfattning. Flera arbetstidsarter kan kryssas för, om fler än en arbetstidsart omfattas av samma OB-regel. I de fall detta fält (Arb.tidsart) inte kan användas, kan antingen Företagsnr eller Avtal användas. Det innebär att man anger ett egenvalt värde, som skrivs in i det fält man valt.

Därefter måste man kontrollera att all personal som omfattas av denna OB-regel har samma värde angivet i motsvarande fält i personregistret.

Fyll sedan i själva OB-tiderna mm under Dagtyp 1 (vardagar) respektive Övriga dagtyper, på liknande sätt som beskrivits för OB-tillägg 1 ovan.

OB-tillägg 3 – 5

Upp till fyra avvikande varianter, OB-tillägg 2 t o m OB-tillägg 5, kan anges på samma sätt som beskrivits under OB-tillägg 2 ovan.

När sedan löneberedning görs, kontrollerar PAS först om parametrar för OB-tillägg 5 angivits. Skulle personen omfattas av denna regel (d v s den får träff enligt de fält som angivits), beräknas OB-ersättning enligt denna regel. Om den inte får träff där, kontrolleras OB-tillägg 4 o s v. Har den inte fått träff tidigare, beräknas OB-ersättning enligt OB-tillägg 1.

Storhelger

Utöver detta har flertalet avtal särskilda regler för beräkning av OB-ersättning under storhelger. Dock är det bara i undantagsfall denna beräkning behövs, då de flesta har stängt och alltså inte arbetar under storhelger.

Underlag för denna beräkning, i de fall den behövs, finns i fliken Storhelgs-OB. Beräkningen aktiveras av PAS AB, vilket vanligtvis görs i samband med installationen.

OB-ersättning för tjänstemän

Allmänt

Parameterinställningarna för beräkning av OB-ersättning för tjänstemän finns under Program, Löneparametrar, OB-ersättning, fliken Tj.män. Observera att OB-ersättning i vissa avtal kallas Förskjuten tid.

Hantering av frånvaro och övertid sätts upp i parametrar, se nedan. OB-ersättning utgår för anställda som, enligt parametrarna, har närvaro eller angiven frånvaro under OB-berättigad tid.

Om en person arbetar under OB-berättigad tid, men inte ska ha OB-ersättning, finns parametern OB-berättigad i fliken Löneuppg 1 i personregistret. Detta fält är normalt ibockat, men om bocken tas bort utgår ingen OB-ersättning.

En motsvarande parameter, Rätt till OB, finns i tidkodsregistret. Om detta fält inte är ibockat, utgår ingen OB-ersättning för någon person, som är schemalagd på just den tidkoden.

Parametrar

Ange först i dialogrutan OB-ersättning, rutan Övertidsregel, om OB-ersättning kan utgå samtidigt med övertidsersättning, enligt gällande avtal. Denna parameter avser beordrad övertid, d v s med övertidskod 51-56. Om andra övertidskoder ska användas, måste parametrar för hantering av dessa sättas upp av personal från PAS AB.

Ange därefter i rutan OB-ersättning, hur OB-ersättningen ska utgå. Den kan utgå i kronor per timme eller i någon annan form. Passar inget av de fyra första alternativen, t ex därför att ersättningen bara anges i lönesystemet och PAS enbart ska redovisa tid, anges alternativet Ingen av ovanstående, t ex divisor av månadslön.

Ange därefter i rutan Frånvaro, de frånvarokoder för tjänstemän som avser frånvarotid som berättigar till OB-ersättning om frånvarotiden infaller på OB-berättigad tid. Exempel på sådana koder kan vara 31-35 (betald frånvaro), samt 39 (uttag skiftkomp/arb.tidsförkortning).

OB-regler

Under huvudparametrarna finns fälten där man anger själva OB-reglerna. Fliken Dagtyp 1 (vardagar) är förvald. Där anges i tidföljd de tider som berättigar till OB-ersättning. Först för måndagar, sedan för tisdagar till torsdagar, och till sist för fredagar. För varje tid skall löneart anges. Samma löneart kan anges på fler än en rad, även om det är olika ersättning. I dessa fall måste dock ersättningen anges under Kr/%, så att summa OB-ersättning kan räknas ut vid löneberedningen.

De användare som vill ha ersättning angiven enbart i lönesystemet måste ange olika löneart för varje ersättningsgrad.

Man kan även ange konto och kostnadsslag, men vanligtvis finns dessa uppgifter i lönesystemet.

Klicka därefter på fliken Övriga dagtyper, och fyll i för dagtyp 2 (lördag), dagtyp 3 (söndag) och dagtyp 4 (helgdag) på samma sätt, i förekommande fall.

Denna flik behöver bara fyllas i för användare som arbetar under helger, om inte avtalet medger att OB-ersättning utgår samtidigt med övertidsersättning.

Undantag kan förekomma om man t ex har nattskiftare som inleder sin vecka på söndagskvällen. Då måste parametrar för söndag kväll (och ev. helgdagskväll) fyllas i.

Storhelgs-OB

I denna flik finns parametrar för att beräkna OB-ersättning under storhelger, för koll.anst. Den kan även användas till att få annan OB-ersättning under ‘dag före röd dag’, vilket vissa avtal har. Dessa datum anges då på samma sätt som beskrivet här.

Anm: Fliken finns bara tillgänglig då vi på PAS AB fått besked att beräkningen behövs, och därför aktiverat detta. Om det blir aktuellt i ett senare skede, kontakta PAS AB så vi kan aktivera funktionen. Då gör vi även en inställning, om storhelgs-OB ska ersätta ordinarie OB-ersättning, eller utgå som tillägg utöver ordinarie OB-ersättning.

Principen är att man här anger de perioder då storhelgs-OB skall utgå. Ange datum och tidpunkt då storhelgen startar, och sen datum och tidpunkt då den slutar. Sätt in löneart för OB Storhelg, och i förekommande fall korrekt ersättning eller procentsats (behövs ej om man har en löneart för varje ersättningsgrad, då OB-tiden kan prissättas i lönesystemet).

Konto och kostnadsslag kan anges, men vanligen styrs detta av lönearten i lönesystemet.

Skriv gärna ett beskrivande namn på helgen, så underlättar det ifyllande och senare kompletteringar.

I de fall man har olika OB-ersättning under samma storhelg, får helgen delas upp på flera rader. Detta så man kan skriva olika löneart och/eller ersättning.

Detta kan anges i förväg, förslagsvis i slutet av året för hela nästkommande år. Man måste ej ange perioderna i tidföljd.