Rapporten Arbetstid

Allmänt

Denna tillvalsmodul hittar du i förekommande fall under Närvaro/Frånvaro > Rapporter > Arbetstid. Den används då man vill göra uppföljning på närvaro, frånvaro och övertid från närvarokorten, under angiven period. Resultatet kan man få sorterat på olika sätt, och även uppdelat på kort- och långtidsfrånvaro.

Rapporten avslutas med olika summeringar. Dessa är delvis förklarade nedan.

Betald frånvaro

Viss frånvaro vill man kanske ha inräknat i summa arbetstid under perioden, snarare än summa frånvaro. Det kan t ex gälla tjänsteresa/-ärende. Sådan frånvaro redovisas ändå var för sig, om man väljer sådan redovisning, men i slutsummorna på listan räknas tiden med i arbetstid.

Anm: I de fall man har frånvarokoder med flexalternativ 0, redovisas frånvarotiden som närvaro på närvarokorten, men tiden återställs till frånvaro i denna uppföljning. Därför ska även sådan kod anges här, om man vill ha den inräknad i summa närvaro.

De frånvarokoder som avser sådan frånvaro, anges i dialogrutan som öppnas genom att klicka på knappen Ange koder i rutan Koder. Ange dessa koder där, och klicka på OK, så sparas dessa. Denna inställning gäller även i kommande körningar, och behöver alltså normalt ej ändras i efterhand.

Övertid

I samma dialogruta som för betald frånvaro ovan väljer man om man som Övertid ska få redovisat all övertid oavsett övertidskod, d v s även sådan tid som det ej utgår övertidstillägg för (om sådan kod använts), eller om bara övertid under vissa övertidskoder skall medräknas. Avbocka i så fall fältet Alla övertidskoder, och ange i fälten de övertidskoder som skall medräknas. Även denna inställning sparas för kommande körningar, men kan förstås ändras från gång till annan.

Köra en uppföljning

Ange först den period som utsökningen skall omfatta, genom att välja fr o m- och t o m datum eller veckor i rutan Urval period.

Angående datumperioder: Skriv datumen manuellt, eller klicka på knappen bredvid respektive fält och bläddra fram önskade dagar i kalendern.

Angående veckoperioder: Skriv veckorna manuellt, eller klicka på uppåt respektive nedåtpilarna efter fälten för att bläddra till rätt år och veckor.

Ange sen i rutan Anställningsform, om uppföljningen skall inkludera alla personer, eller en anst.form.

Ange sen i rutan Egen personal, om uppföljningen skall inkludera alla personer enligt övriga urval, bara de som i personregistret markerats som Egen personal, eller bara de som inte markerats som Egen personal.

Gör sen eventuellt urval av personer, i rutan Anst.nr/org.enhet:

· Om alla personer önskas, sorterat på anst.nr, markera Alla (initialt förvalt).

· Om enstaka personer önskas, markera Anst.nr. Då visas listor för att välja anställda. När man gör ett urval här, kan man först välja en organisationsenhet om så önskas. Det gör man genom att klicka på nedåtpilen vid fältet där det initialt står <Alla org.enheter>, och välja i listan. Då visas endast personerna som hör till vald org.enhet i listan Tillgängliga. Markera på sedvanligt sätt de önskade personerna i listan Tillgängliga, och kopiera över dem till listan Valda med piltangenterna. Läs här om du är osäker på hur man gör.

· Om enstaka org.enheter önskas, markera Org.enhet. Då visas listor för att välja org.enheter. Markera på sedvanligt sätt de önskade org.enheterna i listan Tillgängliga, och kopiera över dem till listan Valda med piltangenterna. Läs här om du är osäker på hur man gör. Summerade tider per org.enhet redovisas, och sidbrytning görs för varje ny org.enhet.

I rutan Redovisa frånvaro väljs i vilken omfattning frånvaron skall redovisas:

· Välj Redovisa varje frånvarokod för sig för att få redovisning av frånvarotid och -procent för varje frånvarokod som förekommer i perioden. Då kan man även få procentuell fördelning av frånvaron, genom att i rutan Frånvarouppdelning ange i vilka intervall av kalenderdagar som frånvaroperioder skall delas upp. Programmet kontrollerar då även frånvaro före perioden, som fortsätter in i perioden. Det medför t ex att en som varit långtidssjuk sedan länge, redovisas helt i sista intervallet. (Notera dock att denna uppföljning inte tar hänsyn till reglerna för återinsjuknande, utan då påbörjas en ny sjukperiod här.) Med detta val räknas tiderna samman för alla personer inom respektive org.enhet, om man valt Alla eller Org.enhet enligt ovan, d v s man får då ej varje person för sig. Vill man ha redovisning per person, och för alla personer, kan man välja Anst.nr ovan, och sen kopiera över alla personer till rutan med Valda. På motsvarande sätt kan man göra, om en org.enhet önskas redovisad per person, men då med en org.enhet i taget (välj Anst.nr, sen rätt org.enhet ovanför listan, och kopiera över alla dessa).

· Välj Redovisa summa frånvaro och varje anställd för sig för att få redovisning av varje person enligt urvalet, men då enbart summa frånvaro. Uppdelning av frånvaro enligt ovan kan ej göras.

· Välj Redovisa endast summa frånvaro för att enbart få redovisning av summa frånvaro m m för de som omfattas av urvalet. Uppdelning av frånvaro enligt ovan kan ej göras.

Oavsett vilken redovisning av frånvaro som väljs, redovisas alltid summa närvaro – även ihopräknat med frånvaro – och summa övertid.

Anm: I Summa övertid inräknas här all tid som redovisas som övertid på närvarokorten, oavsett övertidskod.

Klicka sen på Förhandsgranska, så startar utsökningen. Resultatet visas automatiskt, i fönstret Förhandsgranska. Det är första sidan som visas. Finns det flera sidor, bläddrar man framåt med knappen med en röd pil åt höger. Vill man skriva ut, är det bara att klicka på knappen med skrivaren. Stäng fönstret med knappen Stäng/Close, eller krysset längst upp till höger.

Summeringar på rapporten

På slutet av rapporten visas olika summeringar och procentsatser. De flesta är självklara, men vissa förklaras här:

· På raden SUMMA visas summan för all frånvaro på raderna ovan, inklusive eventuella koder som är ‘Arb.tid’. Där finns även procentsatser – dessa är procenten av summa tid för org.enheten, i de fall man skriver ut för org.enheter, annars summa tid för hela rapporten (fältet Summa (exkl övertid) i det gråa fältet).

· På slutet skrivs (i grått fält) summor för hela rapporten. Där finns procentsatser för Frånvarotid. I den första (Tot %), inräknas inte eventuell frånvaro som angivits vara arbetstid (dvs där det står ‘(Arb.tid)’ på raden upptill för frv.koden). Sådan frånvaro ingår därmed i procentsatserna för uppdelad frånvaro (Procentuell fördelning…). Skriver man ut för en eller flera org.enheter, visas här alla frv.koder för sig, på samma sätt som för respektive org.enhet tidigare.

· I fälten Summa övertid ingår antingen all tid som redovisas som övertid på närvarokorten, eller bara tid på de övt.koder som angivits i parametrarna enligt ovan.

· Om man får en större summa frånvarotid efter fältet ‘Frånvarotid’ än vad som visas per kod, kan det bero på att det finns frånvaro utan frv.kod i perioden (med larm i attesten).