Saldon

Allmänt

I PAS finns ett saldosystem, som täcker de flesta avtalsområden och behov. Saldon räknas upp med olika periodicitet. Löpande (ännu ej attesterade) värden uppräknas en gång per dygn tills närvarokortet attesteras. Därefter uppräknas värdena vid attesten, då saldona markeras som attesterade t o m den aktuella veckan. Den anställde kan vid stämpling se både löpande och attesterade saldon, om detta markerats i modulen Saldobenämning. Dessutom kan man där markera att saldon ska visas som Lönebehandlade, d v s så långt som man kört löneberedningar. Detta förutsätter att PAS löneberedning är köpt.

Alla saldon kan underhållas i PAS. Det görs i modulen Närvaro/Frånvaro > Saldon.

Notera: En driftsättning av PAS föregås alltid av en testperiod där olika värden läggs in i databasen. I samband med övergång till skarp drift bör därför alla saldon först nollställas.

Urval

Här gör man urvalet vilken eller vilka personer man önskar se eller underhålla. Det finns olika urvalsmetoder. Om man t ex önskar bläddra bland personer på en viss avdelning, markerar man Organisationsenhet i rutan Urvalstyp, och sen den aktuella avdelningen i rutan Organisationsenhet. Vill man ha en viss person, finns det flera sätt att hitta rätt person. Om det är känt vilken avdelning personen tillhör, kan man markera den avdelningen enligt ovan, och personen ingår då i listan i rutan Person.

Man kan annars markera valet Alla i rutan Urvalstyp, varmed alla personer listas upp till höger, och man kan där markera aktuell person.

Den möjlighet som annars rekommenderas, är att man använder knappen Sök person(er). Då visas dialogrutan Sök enskild person där du valfritt kan söka på anställningsnummer, förnamn eller efternamn. Markera först något av dessa alternativ, och skriv sedan i rutan Söksträng t ex anställningsnummer om du valt detta. Klicka därefter på OK och den sökta personen visas.

Tips: Man behöver inte ange hel söksträng här. Om man t ex gör sökning på efternamn och skriver söksträngen ‘P’, visas alla personer med efternamn som börjar på ‘P’ o s v.

I den här fliken kan man även välja dag i rutan Dag. Notera att det, oavsett urvalsmetod, är de personer som är anställda under angiven dag, som visas i rutan Person. Det betyder t ex att, om man vill studera en person som slutat tidigare, måste man ange ett datum då personen fortfarande var anställd.

Då valt urval är gjort, markera önskad person och klicka därefter på fliken Saldon.

Nollställ saldon

Med knappen Nollställ saldon… öppnas dialogruta för nollställning av övertidssaldon och semestersaldon.

Nollställning av övertidssaldon utförs ju efter ett årsskifte. Kör rutinen när arbetet med den löneperiod som avslutar året är färdigt. Det är då dags att börja ett nytt år med nytt och oförbrukat övertidsutrymme. Nollställningen görs för alla anställda i vald kategori oberoende av uppsatt behörighet. Läs om hur nollställning utförs, i Nollställning av övertidssaldon.

Nollställning av semester kan användas i de fall man manuellt skall lägga in det nya semesterårets dagar, efter semesterberäkningen som normalt görs i april. Denna rutin behöver ej köras om man har installerat överföring av semesterdagar från lönesystemet. Har man ej sådan överföring, men har PAS lönerutiner installerat, behöver ju innestående semester uppdateras manuellt i PAS semestersaldon. Denna rutin underlättar för denna inläggning av semester. Denna inläggning av semester inleds med att man, efter utförd semesterberäkning i lönesystemet, skriver ut en lista över personalens innestående dagar. Om man inte nollställer, får man för respektive person räkna ut mellanskillnaden mellan de dagar som finns i saldot för närvarande, i PAS (på senaste lönedagen), och lägga in mellanskillnaden som justering på varje saldo. Det behövs alltså ökas ibland, och minskas ibland. Om denna nollställning utförs innan inläggningen skall göras, har alla personers aktuella saldon i PAS nollställts, och man kan därmed lägga in saldona direkt som visas på listan, utan att behöva beräkna mellanskillnader. Detta sparar tid, och minskar risken för fel.

Läs om hur nollställning utförs, i Nollställning av semestersaldon.

Observera, angående dessa nollställningar: Här föreligger alltså en skillnad, nämligen att man vid nollställning av övertid skall ange första dagen på det nya året, medans man vid nollställning av semester skall ange den sista dagen på det föregående semesteråret!

Årsrutin tidbank

I de fall man enligt avtal har s k Tidbank för kollektivpersonalen och/eller tjänstemän, finns här även en knapp Årsrutin tidbank…. Där utförs kontroll och eventuell justering av tidbankssaldona efter årsskiftet, avseende den gräns på 100 timmar som ej får överskridas efter årsskifte. Läs mer om denna rutin, i Årsrutin för tidbank.

Massregistrering

Här finns en rutin för att genomföra en och samma justering för flera personer. Läs mer här.

Översikt

De olika saldona t o m angiven dag visas i rutan Saldon. I rutan Status visas om saldot är löpande, attesterat eller lönebehandlat. Du kan inte göra några ändringar i Översikt. Vill du göra ändringar klickar du på Justering överst i rutan Saldon.

Justering

I denna dialogruta kan du nu göra nödvändiga ändringar. Varje konto innehåller (minst) tre rutor. I rutan Totalt eller Innestående visas själva saldot, t o m aktuell dag. I rutan Förändring visas den tid som intjänats eller tagits ut under dagen. I rutan Justering visas och görs alltså eventuella justeringar. Det är bara den rutan som är skrivbar, efter det att du klickat i den. Vissa skillnader mellan saldona finns dock, läs mer här.

Principen är att varje ändring anges som en differens, plus eller minus, i rutan Justering. Ändringen anges med tecken, t ex -1,80 tim om just den tiden skall dras bort från kontot. Plustecken behöver dock inte anges eftersom systemet automatisk antar att ändringen är positiv om inget tecken anges.

Vill du kontrollera om justering görs rätt, klicka på Verkställ och se vad det nya saldot blir. Om det blev fel, rekommenderas att man tar bort justeringen helt, tar Verkställ igen, och ‘börjar om’.

För att spara resultatet klickar du på knappen Verkställ eller OK. Detta räknar om dagen, och alla efterföljande dagar fram t o m gårdagen.

Du kan se alla konton genom att rulla bilden med hjälp av rullisten.

Bredvid dialogruta visas även rutan Visa. Där kan man söka senaste justering, senaste attesterade dag eller senaste lönebehandlade dag. Detta underlättar då man vill justera ett lönebehandlat saldo, t ex då en person tar ut innestående komp i pengar (då ju den tiden ska dras bort från komp.saldot), eller då man ska lägga in nya semesterdagar i april. Observera: Alla sådana justeringar som avser avklarade löneperioder, skall göras på senaste lönebehandlade dag.

Notera att siffran i justeringsfältet ligger kvar efter omräkningen. Anledningen är att man då dels spar de ursprungliga värdena och dels skapar möjligheter att söka alla justerade saldon. Dessutom kan man i efterhand se justeringen till sitt värde.

Observera: Alla justeringar (differenser) måste anges i samma måttenhet som saldot. Är t ex saldot angivet i timmar och hundradelar av timmar ska ändringen anges i samma mått. Notera att man vid korrigering av tider i minuter ska ange kolon före decimaler, inte kommatecken. Undantag är semestersaldona, som alltid visas och underhålls i hundradelar. Läs mer om vissa avvikande saldon här.

Närliggande information:

– Attest

– Rättning/ändring av stämplade tider