Semesterlön

Allmänt

Parameterinställningarna för semester finns under Program, Löneparametrar, Semesterlön.

Dessa parametrar behövs för beräkning av antal semesterdagar och eventuell semesterlön. Tjänstemän och kollektivanställda anges på samma sätt, var för sig.

En förutsättning för beräkning av semester i PAS, är att all personal har korrekt antal innestående semesterdagar i saldoregistret, som finns under Program, Tidadministration, Saldon. Läs mer om underhåll av semester nedan. Antalet semesterdagar läggs in manuellt vid uppstart av systemet och därefter återkommande varje år i april, då de nya semesterdagarna beräknats i lönesystemet.

Anm: I de fall man har ett lönesystem från vilket överföring av semesterdagar till PAS finns, kan dock överföring göras i stället för manuell inläggning av semesterdagarna i PAS. Kontakta PAS AB om ni är osäker på om denna möjlighet finns för er. Har man inte denna möjlighet till överföring, kan man lämpligen nollställa kvarvarande dagar innan man börjar registrera de nya dagarna. Läs mer om det i Underhåll av saldon respektive Nollställning av semestersaldon.

Semesterersättning och/eller semesterlön beräknas i normalfallet av lönesystemet. Då behöver inte semesterlön/dag anges i PAS’ personregister. Företag, som vill att PAS skall beräkna semesterlönen (gäller endast kollektivanställda), ska i personregistret ange Semesterlön per dag, eventuell Semesterutfyllnad per dag, samt Sysselsättningsgrader. Dessa fält finns i fliken Löneuppgifter under Program, Registerunderhåll, Person. Sen bockar man här för fältet Prissätt semesteruttag med inlagd semesterlön.

När PAS sen i löneberedningen beräknar uttagen semester, kontrolleras också att innestående dagar finns för använd semesterkod. Normalt används endast koden för årets betalda semester. Denna kod ger uttag av årets semester med maximalt det antal dagar som finns innestående. Om ytterligare dagar tagits ut, genereras automatiskt uttag av annan semester i den mån innestående dagar finns. I tur och ordning töms då kontona i följande ordning: Förskottssemester, Sparad semester (den äldsta först) och till sist Obetald semester. Det markeras på lönelistan vartefter saldon töms, och byte till annat uttag görs.

Vill man frångå denna turordning för uttag, kan t ex frånvarokoden för sparad semester anges i attesten. Då utges sparad semester, även om det finns kvar betald semester i saldot.

Skulle inga innestående dagar finnas av något slag, meddelas detta på lönelistan. Ändring i attesten till annan frånvarokod eller korrigering av innestående dagar måste då göras. Därefter kör man antingen om löneberedningen eller korrigerar manuellt i lönesystemet.

Notera: Om ingen omkörning av löneberedning görs, utan endast en korrigering av antalet dagar i lönesystemet, måste även en manuell minskning av innestående dagar i PAS saldoregister göras när lönen är klar. Man ska då registrera uttaget på den aktuella dagen.

För personer som har schemalagd tid över midnatt (nattskiftare), hanteras hela nattpasset som ett pass. Brytning per dygn görs alltså ej.

När en lön är färdig, stänger man löneperioden i PAS och nästa period öppnas. Då görs en automatisk uppdatering av saldona i PAS, vilket bl a innebär att uttagen semester minskar de innestående dagarna. Dessa saldouppdateringar görs dag för dag, varför man i saldoregistret kan följa hur bl a semesterdagarnas antal förändras.

Parametrar

I dialogrutan Semester anges de frånvarokoder som reserverats (i Underhåll av frånvarokoder) för semestern. Ange sen löneart för respektive kod, under Löneart ersättn. Önskas en ytterligare löneart redovisad för semestern, t ex om två olika konteringar skall göras, anges den andra lönearten under Löneart omkont.

Dessutom kan konto eller kostnadsslag anges, men dessa anges normalt på lönearten i lönesystemet.

Fältet längst till höger, Löneart försk.utbet, gäller de företag som kompletterat PAS med vår tillvalsrutin för hantering av förskottsutbetalning av semesterlön. I korthet går det till så, att man före sommaren anger hur många dagar varje person får förskottsutbetalt. Vid lönekörningen, efter sommaren, kontrollerar systemet att dessa dagar verkligen tagits ut, så de inte ger förnyad semesterlön. Dagarna räknas av automatiskt, varför ingen särskild manuell kontroll behöver göras.

Under detta finns några fält som styr hanteringen:

Först ett fält som ska vara förbockat om man har lagt in semesterkvot i PAS, och vill att all semester räknas upp med denna. Om en person t ex har en semesterkvot på 1,10, blir det uttag på 1,10 för varje semesterdag. Det är den uppräknade tiden som skickas till lönesystemet.

Sen ett fält som ska vara förbockat om semesterlön ska beräknas i PAS, och pengarna skickas till lönesystemet (se ovan). Vanligen skickar annars PAS bara tiden, och semesterlönen beräknas i lönesystemet.

Nästa fält ska vara förbockat om man har personer med arbetsfria (lediga) vardagar, och på dessa ska kunna registrera semesterkoden och då få även den dagen registrerad som semesterdag (bruttosemester). Om fältet inte är förbockat, registreras bara semester med frånvarotid.

Till sist ett fält som man bockar för om man tillåter att semester tas för del av dag. Då aktiveras knappen Inställningar… bredvid fältet. Klicka på den för att ställa in hur detta ska fungera, enligt nedan.

I dialogrutan Semester del av dag… finns följande parametrar:

Först väljer man om semester ska kunna tas för verklig tid, d v s vilken andel som helst, eller bara fasta andelar av hel dag. Väljer man det förstnämnda, räknar PAS ut hur stor andel av ordinarie (schemalagd) tid den aktuella dagen som frånvarotiden omfattar. Tar man t ex semester 1 timme och ordinarie tid är 6 timmar den dagen, blir det uttag 0,17 (avrundat till 2 decimaler).

Väljer man att uttag bara kan göras för fasta andelar av dag, aktiveras rutan Tillåtna delar av hela dagar. Här bockar man för de delar som tillåts. Om en person sen tar ut semester som inte överensstämmer med detta, larmas det på lönelistan och semester godtas ej.

Under det kan man ange om en viss avvikande frånvarotid ska accepteras. Det kan ju ibland vara besvärligt att räkna ut exakt hur mycket t ex en kvarts dag är, och i attesten ange precis den tiden. Om man då här anger t ex 3 minuter acceptans, så godtar den uttag som är upp till 3 minuter större eller mindre än den exakta. Uttaget avrundas till den fasta andel det rör sig om.

Registrering av innestående semesterdagar i PAS

Detta görs i saldoregistret, som finns under Program, Tidadministration, Saldon. I dialogrutan Underhåll av saldon hittar man fliken Saldon efter att först ha markerat en person i fliken Urval. Väl inne i fliken Saldon finns semesterregistreringarna i rutan Semesterdagar. Här görs inläggning av semesterdagarna.

Det är viktigt att lägga in semesterdagarna på rätt dag, vilket är sista dagen på föregående löneperiod. Denna dag väljs antingen i fliken Urval, rutan Datum, eller genom att klicka på Lönebehandlade i rutan Visa (under Justering).

Notera: Om man inte nollställt tidigare semesterdagar före denna registrering, ska man lägga differensen från det nuvarande och det önskade saldot som justering på respektive saldo. Det medför att man får lägga en negativ justering om ett saldo ska minska, t ex om sparad semester ska flyttas från ett år till ett annat.

Notera även att, om man har nollställt semestern, och en person har tagit ut semester just den aktuella dagen så får det uttaget läggas till det saldo som läggs in (eftersom det dras av när man verkställer ändringen). Rekommendation: Ta Verkställ efter ändring, och kontrollera att det blev önskat resultat.

Sparade semesterdagar får förskjutas varje år för sig. De företag som har sysselsättningsgraden angiven i PAS personregister, får förskjuta också dessa för sparad semester.

När man är klar med en person, kan man byta till nästa person enligt urvalet genom att klicka på Nästa anst.