Underhåll av personer

Allmänt

I den här dialogrutan kan du lägga upp nya personer, ändra befintliga personuppgifter och ta bort inaktuella personer. Observera dock att många uppgifter endast har relevans om viss funktionalitet i PAS finns installerad, t ex löneberedningen, och/eller om koppling finns till annat system, t ex lönesystem.

Vill du lägga till en ny person klickar du bara på knappen Lägg till. Du hamnar då i fliken Persondata där inmatningsfälten till höger i dialogrutan nu är rensade. Skriv in de nya uppgifterna i tillämpliga delar, flik för flik. Om personen bara skall tidregistrera i PAS behöver endast dessa fält fyllas i. Läs annars gärna mer om samtliga fält i personregistret här. När du är klar klickar du på Verkställ eller OK.

Om man ska ändra eller ta bort en person, ska aktuell person först markeras i listan. Syns inte personen i listan, kan man antingen dra i hissen, klicka på pilen under hissen, eller klicka på Sök. Där kan man söka ut personen genom att välja fält, ange sökuttryck och klicka på OK. Tips: Man kan i sökning ange bara inledande tecken, och får då upp första person som inleds med dessa tecken. Nästa person som motsvarar sökningen visas om man tar F3.

För att ändra uppgifter om en person, markera personen i listan. Ändra de uppgifter som behöver ändras – flik för flik – och klicka på Verkställ eller OK när du är klar.

Inaktivering

PAS har en funktion för att inaktivera personer som slutat. Det fungerar som ett slags arkiv, och alla uppgifter för personen sparas, inklusive närvarokort m m. Inaktiverade personer visas enligt standardfiltret inte i listan över anställda, och kan ej heller väljas i övriga PAS-program.

Detta är användbart t ex om man har sommarjobbare som återkommer till nästkommande sommar. Då kan man lägga in slutdatum efter sommaren, och inaktivera personen. Om sen personen återkommer, öppnar man arkivet och återaktiverar personen.

Detta har även en säkerhetsaspekt: Om man råkar ‘ta bort’ fel person, kan man enkelt återaktivera personen utan att uppgifter försvunnit.

För att inaktivera en person, markera personen i listan och klicka på Ändra. I fliken Anställning ser du till att ett slutdatum finns och i fliken Persondata avmarkerar du sedan Aktiverad. Du får en kontrollfråga om inaktivering ska göras. Kontrollera så det är rätt person, och klicka då på Ja sedan OK i ändringsdialogen. Personen tas bort ut listrutan till vänster.

För att öppna arkivet, rensa helt enkelt standardfiltret via länken Rensa filter och lägg sedan till filtret Aktiv = 0 via länken Nytt filter…. Då byts personerna i listrutan ut till de inaktiva. Om du dubbelklickar på en person kan du se i fältet Inaktiverad datum i fliken Persondata när personen inaktiverades.

För att återaktivera en person, markera personen i listan och klicka på Ändra. I fliken Anställning kryssar du i Aktiverad. Kontroller sker att fälten är korrekt ifyllda, och att antal licenser ej överskrids. Klicka sedan på OK.

Borttagning

Borttagning görs genom att klicka på knappen Radera. Du får då en fråga om du verkligen vill ta bort posten. Välj Ja om du vill fortsätta eller Nej om du ångrar dig. Du kan också trycka Esc för att ångra dig.

Observera: Ta inte bort en person ur PAS personregister förrän personen tagits bort ur lönesystemets personregister. Gör lämpligen borttagningarna vid ett och samma tillfälle.

Här följer nu korta instruktioner om varje flik. Notera att det varierar hur många fält som behöver fyllas i. Se även listan med fältförklaringar för alla fält i personregistret.

Persondata

I rutan Identitet anger du namn på personen. I vissa fall har man även behov av personnr.

Om personen ska tidregistrera (närvarorapportera), kontrollerar du att Tidregistrerar är ibockad.

Om personen även ska arbetsrapportera, och fältet Arbetsrapporterar visas, kontrollera att det är ibockat.

Notera: Om dessa fält är ibockade, räknas antaler licenser upp i rutan Licensöversikt. Eventuellt finns bara räknare för Tidregistrerar (och då visas inte fältet Arbetsrapporterar). I det fall licensgränsen för antal som tidregistrerar respektive arbetsrapporterar är uppfyllt, kan inte fältet förbockas på ytterligare person. Kontakta PAS AB för utökning av licenserna.

Ange rätt Kön. Notera: När personnr anges, blir kön automatiskt uppdaterat.

I normalfall behöver inga fler fält fyllas i här.

Anställning

Välj aktuell avdelning i fältet Organisationsenhet. Notera att avdelningen behöver finnas upplagd i registret Org.enheter.

Om personen är anställd på företaget, kontrollera att Egen personal är ibockad. Om det är t ex en elev eller inhyrd person, ska fältet inte vara ibockat.

Ange aktuell anställningsform, till höger.

Ange rätt anst.datum. Detta antingen genom att skriva datumet, eller genom att klicka på knappen för kalendern (märkt 15), bläddra till rätt dag och klicka på den.

Om slutdatum redan är känt, kan även det anges. Man behöver inte invänta den dagen, utan det kan anges i förväg.

I normalfall behöver inga fler fält fyllas i här.

Årsschema

Här anges årsschemat för personen. Läs mer om detta i Underhåll av årsschema

Det är även här man kan ange vilken systemkalender personen tillhör, i fältet Dagtypsschema. Läs mer om detta i Systemkalendern. Notera att denna funktion är tillval i systemet. Om fältet ej är tillgängligt, kontakta PAS AB för prisinformation.

Lön

Denna flik är endast tillgänglig i licensmodell Large.

I rutan Löner anger du de uppgifter, i tillämpliga delar, som ska gälla för den person du markerat.

I rutan Parametrar kan du, genom att bocka i eller av, ange om personen är berättigad till OB-ersättning eller ej. Detsamma gäller för rätten till helglön och övertidsersättning.

Observera dock beträffande övertid att alla personer som är knutna till kollektivavtal måste registrera sin övertid oberoende av om man är berättigad till ersättning eller ej. Detta enligt Arbetstidslagen.

Lön forts.

Här fortsätter lönefälten, som av utrymmesskäl är uppdelade på två flikar. Fliken är endast tillgänglig i licensmodell Large.

Semester

Denna flik är endast tillgänglig i licensmodell Large och här anges data för semester i tillämpliga delar.

Allmänt gäller att när semester tas ut kontrollerar PAS att innestående semester finns. Byte till sparad semester, obetald semester, eller förskottssemester görs automatiskt vartefter de sista dagarna förbrukas. Därför behöver ingen särskild frånvarokod för sparad semester mm anges. Det förutsätts då att korrekt antal innestående dagar finns angivet i systemet, och att man kör PAS löneberedningar.

Antalet innestående dagar minskas automatiskt varefter de utnyttjas. Det är därför viktigt att fälten för innestående semester uppdateras så snart den nya semestern är klar, d v s i regel i april månad.

Semesteruttag och ersättningar beräknas normalt av ett lönesystem. I sådant fall behöver inga andra semesterfält – utöver innestående semester – anges i PAS. Om man ändå vill att PAS skall beräkna semesterlönen (gäller endast kollektivanställda) måste fälten Semesterlön per dag, eventuell Semesterutfyllnad per dag och Sysselsättningsgrad anges.

Arb.rapp.

Denna flik är inte tillgänglig i licensmodell Small.

Om vald person ska arbetsrapportera, dvs rapportera tid på projekt, aktivitet etc, så kryssar man i denna ruta. När detta är gjort så aktiveras modulen för detta och man har möjlighet att parameterstyra några saker. Läs mer i fältförklaringen vad de olika parametrarna innebär.

Observera särskilt fältet Satsrapporterar och vad man behöver beakta när detta kryssas.

Övrigt

Denna flik är endast tillgänglig i licensmodell Large.

Här finns några övriga fält, t ex terminaluppgifter och kortnummer (på stämpelkort). Dessutom finns utrymme för egna uppgifter, i form av fritext på max 5 rader. Notera att man inte får registerföra känsliga uppgifter i datasystem utan särskilda tillstånd!

Kundspec

Denna flik är endast tillgänglig i licensmodell Large.

Här finns utrymme för eventuella kundspecifika fält. Vanligtvis används inget fält här.

Information lämnas separat, till respektive företag (kund).